Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas «chinese walls» o «ethical walls» (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.

Información corporativa: ¿capital o carga? (I)

Sin importar el tamaño o el tipo de organización de la que seamos parte, la generación de documentos es algo que nunca termina de ocurrir. Recibimos, producimos y almacenamos tal cantidad de información que se hace trabajoso encontrar rápidamente lo que necesitamos, más aún cuando carecemos de algún sistema de organización o, en el mejor de los casos, cuando lidiamos con varios de ellos, cada cual inspirado en criterios netamente personales (islas de información).

Islas de Información

Antes de la era informática cada persona guardaba sus documentos en sus oficinas, bajo su propio orden y dominio. En la actualidad, a pesar de contar con las ventajas que la tecnología nos ofrece, hemos trasladado esta misma práctica al mundo virtual: los documentos electrónicos suelen guardarse en las computadoras personales, configurándose espacios de información independientes a los que sólo el creador tiene acceso y «conoce» -a veces con suerte- cómo encontrar algún documento en particular.

Cuando se requiere un modelo de contrato o informe suele preguntarse si alguien lo ha hecho con anterioridad, dado que no existe la posibilidad de buscarlo directamente. Y, en caso los documentos se guarden en la red, éstos se encuentran organizados de acuerdo a diferentes criterios desarticulados: por creador, por tipo de documento, alfabéticamente, por fecha, por asunto, etc.

No hay forma de comunicación o puentes entre una isla y otra, ya que fueron pensadas para el ejercicio profesional individual. La consecuencia de tal desintegración es que no se llega a satisfacer una de las necesidades básicas dentro de cualquier empresa actual: trabajo en equipo.

Las claves: organización y tecnología

En el contexto actual, caracterizado por una exceso de información (Alfons Cornella ya acuñaba el término de “infoxicación” para referirse a este fenómeno a inicios de 2000) es imprescindible definir claramente estructuras de organización documental homogéneas y estandarizadas, que permitan democratizar el acceso a la información a todo nivel y de manera previsible.

Para ello debemos reconocer que existen sub sistemas de trabajo al interior de cada empresa (por ejemplo, en un estudio de abogados, además de las áreas de práctica legal, también están los departamentos de contabilidad, finanzas, centro de documentación, sistemas, etc.). Es imprescindible saber cómo usan la información en cada instancia a fin de crearles una estructura de organización acorde con sus necesidades. Parece intuitivo, pero no es muy frecuente establecer criterios homogéneos para gestionar documentos.

Siguiendo el ejemplo, dentro de estudio de abogados el área de litigios organizará su documentación en torno a los datos de sus casos (cliente, demandante, expediente, etc.), porque esos son sus criterios búsqueda y recuperación de información. Otras áreas podrán hacerlo en función a distintos parámetros: tipo de documento, cronológico, fuentes del derecho, etc.

Pero eso no es todo. Considerando la cantidad de documentos electrónicos que manejamos es igual de importante encontrar una herramienta informática capaz de reducir los tiempos de recuperación a fin de aumentar nuestra productividad (tiempos de respuesta ante un requerimiento), incentivar el trabajo en equipo (compartir el conocimiento) y darle valor agregado a nuestro trabajo. Hace varios años existen en el mercado productos diseñados pensando en el sector legal que nos pueden ayudar a este objetivo.

Document Management System (DMS)

Todos los que usamos una PC hemos configurado carpetas donde almacenamos nuestros documentos (textos, PDF, presentaciones, hojas de cálculo, videos o fotos). La diferencia entre este tipo de gestión de documentos y la de un DMS es la escala de lo que se está manejando.

Los DMS se han diseñado de forma nativa para administrar millones de documentos electrónicos, hayan sido generados internamente o desde el exterior de la organización. A diferencia de una estructura de archivos individual, un DMS gira en torno a un repositorio central desde donde se gestiona su almacenamiento, se comparte información fácilmente (gracias a sus sofisticados mecanismos de indexación y búsqueda) y se configuran mecanismos de seguridad y respaldo automático de la información.

En un DMS cada documento se guarda utilizando un formulario electrónico que contiene una serie de campos a completar (metadatos), que responderán a la estructura de organización documental previamente definida y servirán como los primeros elementos para la recuperación de información. El objetivo será que todos sepamos (o intuyamos) la posible ubicación del documento buscado a fin de encontrarlo rápidamente.

En una próxima entrega, veremos más sobre el DMS y cómo sacarle provecho.

Blog Day 2010: Blogs peruanos de derecho, una introducción

Hoy celebramos en todo el mundo el Blog Day, una celebración creada con el propósito de que quienes participan escribiendo blogs en todo el mundo se tomen un momento para recomendar otros cinco blogs a sus lectores. Desde que empezamos con Blawyer hace más de dos años, han aparecido otros blogs peruanos escritos por abogados o que tratan temas de derecho. Voy a recomendar algunos de mis blawgs favoritos y que se actualizan regularmente.

El Cristal Roto – Blog de la Facultad de Derecho de la Universidad del Pacífico. Editado por Óscar Súmar y un grupo de alumnos de la propia Universidad, este blog se enfoca en el análisis costo beneficio de distintas normas o instituciones legales. Lo que más me entusiasma de este blog es que, además de las colaboraciones de profesores con mayor trayectoria, cuenta con la participación de abogados jóvenes con artículos realmente interesantes.
Por Piedad Intelectual. Blog colectivo de Viana Rodríguez, Alfredo Lindley-Russo y Daniel Sumalavia dedicado al análisis de la problemática en torno a la propiedad intelectual (es decir, no solo derechos de autor si no también marcas y patentes). No se agota en los típicos comentarios de derecho si no que el formato de sus posts es bastante dinámico y también publican entrevista a artistas.
De Común Sentido. Blog colectivo de Mario Zúñiga, Luis Carlos Adrianzén, Fernando Cáceres y Andrés Calderón. El tema central del blog es la libertad individual, la forma en que ciertas instituciones jurídicas la amenazan y el sentido común entendido como uno basado en la eficiencia, equidad, y practicidad. Se hacen interesantes debates en los comentarios.
Prohibido Prohibir. Alfredo Bullard parece haber encontrado en el blog el formato con el cual se siente más a gusto. No solo porque su lenguaje claro es perfecto para el medio si no, principalmente, porque ha hecho de su blog una gran conversación entre él y sus lectores (trolls incluídos).
Enfoque Derecho. Blog de la Asociación Civil THEMIS, más que un blog una plataforma de contenidos organizados en torno a una sección miscelánea sobre derecho y una serie de blogs personales monotemáticos. Aunque la mayoría de los blogs personales están abandonados, la sección miscelánea se actualiza diariamente e incluye artículos de alumnos. También tienen un concurso permanente de artículos de derecho abierto a los estudiantes de todas las facultades del país.

Una categoría especial merecen los blogs Casi un blog mk.II de Eduardo Villanueva, El Morsa de Roberto Bustamante, Techtulia de Maite Vizcarra y Línea de Vista de Jorge Bossio que, si bien no necesariamente están escritos por abogados o tratan asuntos exclusivamente jurídicos, son de gran interés para cualquier abogado interesado en derechos de autor y/o tecnologías de la información.

Guía ilustrada para hackear el Boletín de Normas Legales de El Peruano

Estoy cansado de encontrar que los PDFs de la página web de El Peruano se encuentran protegidos por contraseña y no me permiten copiar una parte del texto, extraer un conjunto de páginas o realizar impresiones. Por suerte, los métodos que utiliza Editora Perú son bastante sencillos de eludir.

Editora Perú no tiene ningún derecho sobre el texto de las normas legales. Liberar de restricciones los PDFs es perfectamente legal ya que, según el artículo 9 de la Ley sobre el Derecho de Autor, los textos oficiales de caracter legislativo, administrativo o judicial no son objeto de protección. Tampoco hay un conflicto ético en esto porque no estamos crackeando nada. Los PDFs visualizables pero con restricciones no están realmente protegidos, como sí lo están aquellos que solo pueden visualizarse mediante una contraseña.

Tampoco hay problema con los únicos elementos sobre los que Editora Perú puede alegar algún derecho de autor (diagramación, logotipo) siempre que estemos dentro de los usos permitidos de la Ley sobre el Derecho de Autor. Liberar de restricciones un PDF de El Peruano permite que una persona con dificultad de visión poder escuchar el texto leído en voz alta por un software, que un Comité de Vaso de Leche pueda imprimir y repartir copias de una norma publicada hace varios meses o que un estudiante pueda copiar y pegar el texto de un artículo en un trabajo de investigación. En otras palabras, nos permite hacer con el Boletín en PDF más o menos lo mismo que podemos hacer con el Boletín impreso. ¿Alguien cree que es ilegal hacer eso?

Paso 1: Consiguiendo el archivo

Lo primero que necesitamos es ir a la página de El Peruano y, a través de su motor de búsqueda, descargar a nuestro disco duro el archivo PDF del Boletín de Normas Legales que queremos leer o en el cual se encuentra la norma que buscamos. Hay que asegurarse de que el archivo se encuentre efectivamente protegido contra copiado, impresión, lectura en voz alta, etcétera. Para ello, desde la barra de menú del Adobe Reader seguimos la ruta Archivo > Propiedades > Pestaña Seguridad. Debería de aparecer algo así:

Paso 2: Liberando el archivo

Existen varias páginas que hacen el trabajo por nosotros. Mi favorita es PDFUnlock.com, una página muy fácil de usar y gratuita. Desde ahí, tenemos que cargar el archivo que deseamos liberar (clic en Examinar y ubicamos el archivo en nuestro disco duro) y después hacer clic en el botón de Unlock. La página se tarda unos segundos en realizar el proceso y luego nos aparecerá para descargar el mismo archivo pero esta vez libre de restricciones. Ojo, este método funciona siempre que el PDF tenga un tamaño inferior a 10 MB.

Paso 3: Somos libres, seámoslo siempre

Finalmente, siempre desde el Adober Reader siguiendo la ruta Archivo > Propiedades > Pestaña Seguridad, solo queda verificar que las restricciones se hayan levantado del archivo.

Problemas frecuentes

Es posible que los PDFs que se descargan de El Peruano no puedan ser visualizables con versiones anteriores a Adobe Reader 9 o con otros programas como Vista Previa de Mac OS X. Esto sucede porque los PDFs han sido bloqueados para que puedan ser vistos con versiones inferiores. Este problema también puede ser corregido siguiendo el procedimiento arriba mencionado.
Si el archivo pesa más de 10 MB, será necesario descargar e instalar un software para hacer el trabajo. Existen muchos programas que hacen esta labor pero la mayoría son de pago. Recomiendo A-PDF Restriction Remover para Windows y para Mac OS pueden descargar Guaranteed PDF Decryption o hacerlo desde Terminal siguiendo estos pasos.

¿Dónde están las leyes en el Perú?: El Peruano

En las entradas anteriores de esta serie me he referido a la forma en que las páginas web del Estado y al Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ) establecen barreras de acceso (explícitas o tácitas) a las normas legales vigentes. La trilogía oficial del acceso a las normas peruanas se completa con una mirada al Diario Oficial El Peruano. Como señala Antonio Rodriguez Lobatón, El Peruano se ha dedicado a desarrollar una serie de prácticas explotativas aprovechando su monopolio sobre la publicación de las normas legales con la única finalidad de hacer cada vez más complicado y costoso acceder a ellas. Mientras en el caso de las páginas web del Estado y de SPIJ esta situación podría explicarse en la dejadez o ignorancia de quienes las manejan, en el caso de El Peruano hay una estrategia visiblemente encaminada a propietarizar algo que no es de nadie: las normas legales.

El Diario Oficial El Peruano es un producto de Editora Perú S.A., una empresa estatal creada durante el gobierno de Morales Bermúdez con la finalidad de “difundir las Leyes, Decretos, Resoluciones y demás disposiciones y documentos cuya publicación sea obligatoria conforme a ley” y posteriormente transformada en una empresa privada de titularidad estatal. Además de El Peruano, también posee la Agencia de Noticias Andina y presta servicios editoriales a través de Segraf. Sin embargo, el 99% de sus ingresos proviene de la venta del Diario Oficial.

Pero acceder a las normas legales del día en El Peruano es bastante difícil. Cada vez son menos los lugares donde se puede encontrar el diario y, de dar con uno, habrá que abonar la suma de S/. 2.00 (0.70 USD) por un periódico de treinta y dos páginas de autobombo oficialista más el Boletín de Normas Legales. Claro que también puede consultarse la página web, desde donde puede descargarse en formato PDF todo el Diario, salvo las normas legales. Para leer el Boletín de Normas Legales del día tendremos que seguir un vínculo especial dentro de la página web y hacerlo a través de una interfaz Java cargada con imágenes de cada una de las páginas del Boletín. Está deshabilitada la opción de guardar dichas imágenes y para pasar las páginas hay que usar un navegador numérico que las muestra de diez en diez. Si tenemos en cuenta que cada Boletín tiene entre 50 y 80 páginas, leer una norma de la página 63 puede tomar bastante tiempo.

Utilizar la base de datos de normas legales anteriores es incluso más difícil. Solo están las normas desde el año 1996. Hay que usar un motor de búsqueda según fecha de publicación con opción a restringir los resultados según texto o entidad. Si bien los resultados de la búsqueda se muestran en forma independiente, tras hacer clic en el resultado deseado y llenar un captcha, empezamos a descargar el boletín completo del día en el que fue publicada la norma. El archivo PDF que descargamos, sin embargo, se encuentra protegido por contraseña y no permite copiar texto, imprimir, leer en voz alta o extraer su contenido. Lo único que puede hacerse con el Boletín de Normas Legales es leerlo desde una computadora.

El Peruano no tienen ningún derecho de propiedad intelectual sobre las normas legales. No es un descuido de su parte que el Boletín de Normas Legales venga protegido. Los archivos PDF del cuerpo principal del Diario y de sus suplementos no tienen estas restricciones. Es decir, a Editora Perú no le importa que alguien que descargó el PDF del cuerpo central de El Peruano –sobre el que indiscutiblemente tiene un derecho de propiedad intelectual– extraiga una página, lo imprima o copie y pegue el texto de un artículo. Sin embargo, sí ha implantado medidas tecnológicas específicas para que estas actividades no puedan llevarse a cabo con el Boletín de Normas Legales.

Editora Perú ha confundido su condición de empresa con el rol que el Estado le ha asignado. Cierto, es una persona jurídica como cualquier otra regida por la Ley General de Sociedades en muchos aspectos. Pero parte de su negocio es desempeñar una función de interés público otorgada en exclusividad: publicar y difundir las normas legales, requisito indispensable para su validez. La forma en la que desempeña esta labor, lejos de priorizar el libre acceso a las normas legales, tiene un fuerte interés comercial. ¿Cuál es el sentido de que el Estado le otorgue el monopolio de la publicación y difusión de las normas legales si Editora Perú parece más interesada en hacer dinero que en permitirnos leerlas y estudiarlas?

Efectivamente, estas prácticas propietarizantes les dan resultados. Tienen ingresos por ventas físicas, venta de compendios, avisaje, publicidad, por el costo de publicar de normas legales y demás actuaciones judiciales y administrativas. Tienen una planilla de casi 500 empleados y se dan el lujo de publicar un diario de treinta y dos páginas lleno de publirreportajes del Estado que nadie lee. Los 11 millones de soles de utilidades netas reportados en el II Trimestre del 2010 (33% más que respecto del mismo periodo en el 2009) nos dicen que no lo están haciendo nada mal. Un dato: sus principales clientes son las propias entidades del Estado.

El costo de que una empresa estatal se embolse varios millones de soles (provenientes de los ciudadanos y de las propias entidades del Estado) es altísimo. Tenemos una población que se ve obligada a comprar el acceso a sus propias normas legales y muchas dependencias estatales que tienen que pagar para que se publiquen sus normas u optar por no publicarlas. La publicación de las normas legales en formatos accesibles no solo permitiría que cualquiera pueda leer cómodamente las normas sino que crearía un mercado de servicios informativos legales construído sobre un insumo común y gratuito. Desde guías actualizadas para el público en general hasta servicios para estudiantes y profesionales, todos saldríamos ganando de la competencia en este mercado.

¿Dónde están las leyes en el Perú?: hablemos del SPIJ

El caso de la Ley sobre el Derecho de Autor no es un caso aislado. Cualquier estudiante o profesional del derecho en el Perú sabe que la única forma de acceder al texto vigente de una Ley es a través de Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ) –declarado como Edición Oficial del Ministerio de Justicia por Decreto Supremo– o alguna de las bases de datos privadas y de pago como Gaceta Jurídica. La tasa (sí, es un tributo vinculado y ha sido fijada legalmente) por acceder al SPIJ le cuesta a un ciudadano común y corriente 1,019.52 soles (cerca de 355 dólares) por año. Es decir, una pequeña empresa o un estudiante de derecho necesita al año el equivalente a dos veces una remuneración mínima vital para poder acceder al texto vigente de las normas legales peruanas. Digo que es la única manera porque las páginas web del Estado no las tienen actualizadas y porque no me puedo fiar de la diligencia quien haya publicado alguna en la web. Recientemente, “gracias” a un Convenio con los Colegios de Abogados de Lima, los abogados colegiados en Lima y al día en sus pagos pueden acceder a una tarifa promocional de 118 soles o 256 soles, según las condiciones.

Para quienes tienen la suerte de nunca haberlo sufrido, el famoso SPIJ no es más que una base de datos a manera de un gran documento de texto con hipervínculos que solo puede ser leído a través de un software propietario (FolioViews), que solo existe para Windows obviamente. Su indexación deja mucho qué desear, sus métodos de búsqueda no son sensibles y entiende como bases de datos separadas las leyes de caracter nacional, las resoluciones administrativas y los tratados. Para colmo, se actualiza cada varios meses sin una constancia predecible. En su versión web, la más actualizada y accesible solo para suscriptores, el SPIJ es un base de datos con una interfaz estéticamente atrapada en los ochentas (ver foto), con constantes errores y que solo corre bien en Internet Explorer 6. Esa es la única manera confiable que tenemos de acceder a las leyes en el Perú en pleno 2010.

Esta no es una pataleta porque queremos tener un sistema más bonito, como el que tienen Argentina, Chile o Brasil (donde es el servicio es gratuito y de calidad). Se trata de demostrar que el estado actual de la publicación de las normas legales en el Perú no respeta los derechos de acceso a la justicia y acceso a la información pública. El costo de acceder a la base de datos oficial está fuera del alcance de los ciudadanos y porque, peor aún, ni las propias instituciones del Estado se ha preocupado por colgar en sus páginas web versiones actualizadas de las leyes.

Si el Estado quiere continuar ofreciendo su producto de pago SPIJ a nuevos suscriptores, perfecto. Ese es problema de sus competidores y de cómo entiendan el principio de subsidiariedad del Estado en las actividades económicas, según el cual si existen privados concurriendo en ofrecer ese servicio en libre competencia el Estado no tendría por qué ofrecerlo también. Lo que debería existir es una plataforma de acceso gratuito, en línea y actualizada, a las normas legales de carácter general publicadas. Algo como el Archivo Digital de Leyes del Congreso, pero con un mejor motor de búsqueda, sin aspavientos, con búsqueda simple y avanzada, donde los resultados aparezcan en formatos de estándar abiertos (.txt, .rtf, .pdf) y se actualice diariamente. Implementarla no puede ser tan caro.

Más sobre el tema:
Transparencia en portales del Estado para dummies
Acceso a fuentes legales y el modelo Google

Abogados, tecnología y la paradoja de la productividad

Hace poco José Alegre nos hablaba sobre las novedades del creciente mercado de soluciones tecnológicas orientadas a la práctica legal y señalaba que en Perú progresivamente estábamos importando muchas de ellas. Y nos contaba que, sin embargo, la mayoría de empresas del sector todavía contaban con soluciones de bajo costo programadas especialmente para ellas y que, en no pocos casos, estaban descontentos con la forma en la que funcionaban sus sistemas informáticos.

La pregunta que hay que hacerse es si las innovaciones tecnológicas que son incorporadas a la práctica legal realmente están aumentando los niveles de productividad de las firmas. La mayoría de estas soluciones tecnológicas representan una inversión importante (y sostenida, en pago de licencias de software y mantenimiento de hardware) por lo que es importante saber si dicha inversión redundará en un aumento en la productividad. Es decir, cuál será el valor final de cada sol invertido en TI para la firma.

Sospecho que la razón por la cual muchos estudios de abogados y áreas legales no implementan soluciones tecnológicas de punta en sus procesos no está relacionada con su capacidad económica. Los estudios de abogados y empresas medianas o grandes –cuya complejidad organizacional y de procesos los hace consumidores preferentes de este tipo de herramientas– vienen creciendo a buen ritmo, tanto en cuentas como en personal. Creo que la razón por la que optan por soluciones de bajo costo es porque sospechan (o han comprobado) que, así invirtiesen en mejores soluciones, su nivel de descontento respecto de su funcionamiento continuaría o, en el mejor de los casos, su productividad no aumentaría en proporción al nivel de su inversión.

Quizás lo que las empresas están percibiendo es que la rentabilidad de la inversión en tecnología tiene un techo corto en el mercado de servicios legales. Hacia fines de los años ochenta, los trabajos del Nobel de Economía Robert Solow y Steven S. Roach identificaron un grupo de empresas que habían aumentado radicalmente su inversión en tecnología pero cuyo nivel de productividad se había mantenido constante durante el mismo periodo. Ellos denominaron a este fenómeno la Paradoja de la Productividad, inmortalizada por la famosa frase de Solow: “nos encontramos computadoras por todas partes, excepto en las estadísticas de productividad”.

Distintos investigadores ensayaron varias explicaciones a este fenómeno a lo largo de la siguiente década, con mayor o menor éxito. Pero básicamente hemos aprendido dos cosas. La primera, que medir la productividad que genera la introducción de tecnología es complicado porque no siempre se presenta en forma tangible (puede producir valor agregado, bienestar en los empleados, etcétera). La segunda, propuesta con singular lucidez por Erik Brynjolfsson, es que la inversión en tecnología por sí misma no nos asegura nada.

La tecnología en sí misma no puede ser considerada una ventaja competitiva que diferencie al negocio, porque tiende a ser accesible a todos, y mucho menos puede bastar para aumentar la productividad de la firma. En principio, un estudio de abogados o una área legal que pretende sacar provecho a su inversión en soluciones tecnológicas debe de tener una estructura organizacional acorde (menos jerarquizada, donde los trabajadores más capacitados asumen un rol activo en la toma de decisiones).

Además, junto con la inversión en tecnología, debe de invertir en capacitar a sus empleados en el uso y aprovechamiento máximo de estas tecnologías. No me refiero solamente a saber utilizar un procesador de textos con estilos y plantillas o hacer pases de diapositivas con animaciones. Se trata de tener las habilidades para manejar bases de datos como SPIJ, soluciones de trabajo en grupo, utilizar hojas de cálculo en Excel para producir gráficos que ilustren un caso, entre otras. No deberíamos soportar una curva de aprendizaje por lo que un curso corto puede enseñar fácilmente, ni confiar en que estas tareas las hará la secretaria estrella de la empresa. Esta es la inversión más importante. Si solo vamos a comprar juguetes tecnológicos para presumir a la competencia o para que los subutilicemos, estamos perdidos. Las TI nos proveen de grandes capacidades de comunicación y de procesamiento de información a un costo muy bajo. Sin una política organizacional y de estrategia que aproveche este insumo al máximo, todos los sistemas que podamos comprar no servirán de nada.

Foto: Duane Hess inspirado en la película Office Space (CC BY-NC-SA)

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (II)

La Nube

Siguiendo con el LegalTech 2010 (LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)), una de las novedades que pudimos apreciar fue una amplia y generalizada oferta de soluciones basadas en el Cloud Computing o simplemente llamada “la Nube”. Este nuevo término, que se agrega al cada vez más extenso lenguaje tecnológico, se refiere al paradigma que hace posible que tanto software, hardware e información puedan gestionarse fuera de la oficina y accediendo a ellos a través de Internet. Y aunque suene a algo medio desconocido diariamente hacemos uso de esta tecnología cuando publicamos fotos a través de Facebook, al revisar nuestro correo electrónico en Yahoo o al elaborar nuestros presupuestos familiares desde el Google Docs. Podemos acceder y compartir a todas estas aplicaciones sin que estén ligadas a una única computadora. Están almacenadas en un espacio virtual, accesible desde cualquier parte.

A lo largo de nuestro recorrido por LegalTech llamó nuestra atención la oferta de soluciones para “la Nube”: correo electrónico, gestión de documentos, aplicaciones para el control de tiempos y facturación, así como servicios de respaldo de información, almacenaje de data y hasta programas de dictado digital. Prácticamente todo es virtual, sólo necesitaremos computadoras o laptops, dejando atrás los sofisticados centros de cómputos y servidores.

A primera vista este nuevo modelo ofrece muchas ventajas, tanto desde el punto de vista financiero como operativo. No sería necesario adquirir o renovar hardware y software, asumiendo el costo de depreciación de los equipos obsoletos. Más bien se pagaría por un servicio “bajo demanda”, es decir, una suerte de suscripción cada vez que se contrata a un nuevo abogado o trabajador, sin necesidad de licenciamiento de software o realizar instalaciones tediosas. Se pagaría exclusivamente por el acceso a la “oficina virtual” y por el espacio en disco utilizado realmente (ya no compraríamos discos de gran capacidad pensando en el crecimiento de la información). Los sistemas de recuperación ante desastres y continuidad de servicios serían definidos por el proveedor; e, inclusive, habría mayor robustez en los mecanismos de seguridad perimetral (firewalls, antivirus, antispam, etc. pensados ya no para una sola empresa sino para un conglomerado de ellas).

Sin embargo, también existen algunas aristas sobre las cuales vale la pena reflexionar unos minutos: (1) seguridad y confidencialidad de la información: ¿quiénes tendrán acceso a mis servidores e información? ¿podrían interceptar las comunicaciones entre “la oficina virtual” y mi computadora?; (2) calidad y continuidad del servicio: ¿cómo asegurar que la conexión con el proveedor no se vea interrumpida o se degrade la velocidad de la misma?; (3) solidez del proveedor: que no vaya a quebrar o bajar la calidad del servicio; (4) planes de continuidad del negocio: ¿cuál sería el tiempo para restablecer los servicios en caso de caída de servidores o conexiones?; (5) ubicación física de los servidores: dificultad para realizar visitas de inspecciones o auditorías cuando los data centers de los proveedores se encuentran en lugares lejanos; países con políticas que no respeten la privacidad de la información de las empresas o los contratos entre empresa y proveedor; entre otros.

Consideración aparte merece analizar el mercado latinoamericano, debido a que las conexiones a través de Internet no son tan veloces como en países del primer mundo. No contar con conexiones de 10 Mbps o más no asegura una calidad de servicio óptimo como para reemplazar el data center local por uno ubicado fuera de la oficina. Y, en el mejor de los casos, si fuera posible brindar dicha conectividad, los costos se elevarían demasiado como para ser asumidos por una empresa mediana o pequeña. Asimismo, aún no se nota en el mercado (al menos, el peruano) empresas con la suficiente infraestructura tecnológica para brindar un servicio de este tipo, a gran escala, asegurando la continuidad y calidad del servicio.

¿Cómo estamos en el Sur?

Conversaba con un amigo, consultor en tecnologías, que brinda sus servicios en varios países de Latinoamérica y me comentaba que en los últimos años hemos implementado con gran éxito algunas herramientas y tecnologías utilizadas en el mercado norteamericano. No sólo en el ámbito general, por ejemplo, virtualización de servidores, telefonía IP, accesos remotos, replicación de servidores de correo, sites de contingencia, etc. Sino específicamente en el legal, razón por la cual ya no es novedad descubrir estudios de abogados con sistemas de manejo de documentos electrónicos, control de tiempos y facturación, seguimiento de procesos judiciales, etc.

Si bien es cierto muchas de las tecnologías orientadas al sector legal encontradas en Norteamérica se han podido replicar con éxito en la Región, por ejemplo, el uso de los sistemas de administración de documentos, comparadores de documentos, etc.; otras tec nologías no han tenido la misma suerte. Todos los estudios de abogados en la Región seguramente cuentan con un sistema de control de tiempos, sin embargo, el 90% de ellos usan un software hecho in-house o, en todo caso, desarrollado por empresas locales.

Pero algo que es un hecho es que la gran mayoría no está feliz con su sistema. Creo, sin temor a equivocarme que esta tecnología también puede ser replicada sin problemas regionalmente y estoy seguro que próximamente habrá más de un estudio de abogados en este lado del Continente que cuente con todos los desarrollos usados en Estados Unidos.

Ahora, ¿qué tecnologías específicamente para el sector legal hemos encontrado en Legaltech y cuáles podrían ser aplicadas a nuestros mercados latinoamericanos sin problemas? Por ejemplo, tenemos:

Administración de documentos: Interwoven, Worldox, OpenText.
Comparación de documentos: WorkShare DeltaView, iRedLine, WorkShare Pro.
Digitalización y captura de documentos: Omtool y eCopy.
Administración de Metadata: WorkShare Protect, iScrub, Metadata Assistant.
Conversión a PDF: PDF995, DocsCorp, Nuance PDF Converter, Adobe y Litera
CRM para legal: LexisNexis InterAction y Client Profiles
Tiempos y facturación: LexisNexis TimeMatters, Elite, Tabs3, RainMaker y Aderant.
Dictado: WinScribe y Dragon Speaking.
Plantillas: Innova, MacPac y Hotdocs.

Esa es la pregunta del millón. Si hacemos un análisis simple de tecnologías y productos veremos que muchos de estos productos se vienen usando en Latinoamérica actualmente. No obstante, habría que realizar una evaluación más detallada de cada una de ellos y de sus potencialidades posibilidad de uso, sobre todo, considerando la cultura organizacional e infraestructura informática existentes en cada estudio de abogados.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)

Para nadie resultaría una sorpresa señalar que la información es la materia prima para el trabajo cotidiano de los abogados. La utilizamos para elaborar informes, opiniones legales, escritos judiciales, cartas y demás documentos, y para hacerlo debemos consultar no sólo las tradicionales Fuentes del Derecho (leyes, jurisprudencia y doctrina), sino también todo tipo de información que nos permita tomar mejores y oportunas decisiones.

Pero es tanta la cantidad existente que ahora el problema no es obtenerla, sino la capacidad de organizarla y procesarla a tiempo.

Gracias a la evolución de la tecnología podemos mejorar la búsqueda, recuperación, organización y análisis de la información. Podemos ofrecer mejores servicios legales utilizando herramientas de investigación como bases de datos (e.g. SPIJ, Data Legal o las extranjeras LexisNexis y Westlaw). También consultar informes y contratos aprovechando sistemas que organizan la documentación electrónica; realizar seguimientos de procesos judiciales; etc. Inclusive, gestionar mejor el área administrativa del negocio empleando sistemas para registro de tiempos y facturación.

Siendo así, el sector legal probablemente sea uno de los más importantes consumidores de tecnología, razón por la cual decidimos visitar el evento donde pudiésemos encontrar tecnología orientada específicamente a este sector. Y dónde más podría estar que en Estados Unidos, un mercado que tiene la mayor cantidad de estudios de abogados en el mundo, con un estimados de 50,000 estudios de abogados -un promedio de 1,000 por Estado-, que van desde firmas de más de 3,000 abogados hasta las que tienen no menos de 2 profesionales.

LegalTech

LegalTech es el evento de tecnología legal más importante en Estados Unidos, que se lleva a cabo en New York -durante los primeros días de febrero- y en Los Angeles, a mediados de año. Es auspiciada por ALM con el propósito de ayudar a abogados a descubrir los últimos desarrollos de la tecnología enfocada a nuestro sector.

Si bien a primera impresión pareciera que quienes reservan un espacio en LegalTech enfilan sus baterías hacia grandes empresas de cientos de abogados y decenas de oficinas, también hay soluciones menos ambiciosas y más flexibles. Existe una oferta importante para organizaciones medianas y pequeñas (categoría en la que se sitúan los estudios de abogados de la Región), que asegura la escalabilidad necesaria para aumentar funcionalidades a medida que se vaya creciendo en el tiempo.

Acorde con los avances de la tecnología en los últimos diez años los estudios de abogados han hecho enormes progresos en términos de automatización de procesos, organización de documentos electrónicos y, en líneas generales, se percibe claramente un aumento de la productividad y eficiencia como resultado del uso de la informática. Y esto se nota en eventos como estos, donde los abogados que asisten aparecen más familiarizados con las innovaciones tecnológicas y por ello se concentran más en las necesidades reales y precisas de sus organizaciones.

Y así también lo han entendido muchos proveedores, razón por la cual, al menos en esta oportunidad, se han concentrado en corregir vulnerabilidades más que promocionar nuevos lanzamientos; y la novedad, más bien, es difundir servicios de valor agregado para mejorar el rendimiento del producto y del abogado que lo utiliza (accesos remotos, movilidad, velocidad, respaldo y seguridad).

Una biblioteca en las manos

Los abogados usualmente nos hemos caracterizado por ser una profesión que se desenvuelve rodeada de papeles, nuestro trabajo se sustenta normalmente en el uso de papeles, las pruebas de los juicios son generalmente papeles físicos. Injustamente, algunos hasta nos tildan de papelucheros sin la previa verificación de que el sistema o el mundo jurídico en los que nos desenvolvemos nos exijan guardar en papel todos los pasos que vamos dando en cualquier negocio, proceso judicial o informe.

Habemos algunos que tratamos de digitalizar nuestra actuación profesional manteniendo archivos electrónicos de nuestro trabajo pero, mientras las autoridades den mas peso al papel que a los archivos digitales, ésta será una lucha ardua. Inclusive, en el trabajo diario discrepo constantemente con colegas que aman archivar todo papel que encuentran en su camino—así sean sus propias notas—para tenerlos a la mano llegado el momento (…que nunca llega).

En ese sentido (y para efectos de este pequeño artículo), me atrevo a proponer que en nuestro discurrir diario encontramos, tentativa y preliminarmente, tres clases de documentos: (1) documentos de trabajo (incluye borradores, notas, informes, opiniones, etc.); (2) documentos con valor probatorio (incluyendo documentos emitidos por autoridades, contratos originales, cartas, tirulos valores, etc.); y, (3) documentos de consulta (incluye libros, revistas, jurisprudencia, etc.).

No es propósito de este artículo pronunciarme sobre los dos primeros pues entiendo que hay profesionales mucho mas capacitados que yo para opinar (i) sobre materia de archivo documental y las herramientas que pueden hacer que los documentos de trabajo puedan mantenerse en un formato digital que a la vez sea accesible (oportuna y eficientemente) para todos los que lo necesitan así como (ii) sobre normas, doctrina, y jurisprudencia relacionada con el valor jurídico de los documentos electrónicos y la firma digital.

En esta oportunidad quería referirme a los libros y documentos similares que el imaginario popular asocia inexorablemente con los abogados y que, queramos o no, nos acompañan muy de cerca desde nuestras épocas estudiantiles. Estos compañeros que engalanan nuestras bibliotecas y que adoramos subrayar, anotar y comentar se están acercando a su extinción o, al menos, así lo cree Jeff Bezos, el mísmisimo creador de la librería mas exitosa de la historia de la humanidad –Amazon.com.

En efecto, en estas fiestas navideñas tuvimos acceso a una noticia que, según afirman algunos videntes, sería el inicio del fin de los libros de papel y es que el Kindle batió un record y, por primera vez, los libros electrónicos opacaron a los libros de papel en las ventas de esta temporada. Conforme lo señala la sala de prensa de Amazon.com: “[…] Por primera vez, nuestros clientes compraron mas libros para Kindle que libros físicos. La tienda Kindle incluye ahora mas de 390,000 títulos y la selección más grande de los libros que la gente quiere leer […]”. Ojo, el Nook de Barnes & Noble se agotó para navidad y anunciaron que no volverían a reponerlo hasta el próximo año

Esta noticia fue comentada por algunos en twitter y se generó una pequeña (aunque ya tradicional) discusión “libro físico vs. libro electrónico” en la que ambas partes plantearon sus argumentos a favor o en contra de dichos soportes; aunque finalmente quedo claro que los libros electrónicos no tienen nada que envidiar a los libros físicos pues nos permiten hacer con ellos prácticamente todo a lo que estamos acostumbrados con éstos. Es decir, se puede leer bajo el sol, se pueden marcar páginas, hacer anotaciones, subrayar texto, comentar, etc. (sin contar aquellas cosas que sólo se pueden hacer en los electrónicos: consultar diccionario interactivo, acceder a wikipedia, descargar otros libros, etc.).

El día de hoy leo una entrevista a Bezos en la que, preguntado acerca del fin de los libros en papel, sentencia que éstos van camino a la extinción. Señala, “tu sabes que a todos nos gusta las historias de amor, la narrativa, perdernos en el mundo del autor. Esto no va a cambiar, esto va a continuar. Pero el libro físico ha tenido una existencia de 500 años. Es probablemente la tecnología mas exitosa de la historia.[…] Sin embargo, no existe tecnología, ni siquiera una tan elegante como el libro, que dure para siempre.”

En un artículo anterior, comentábamos acerca de la necesidad de que los abogados nos mantengamos actualizados con las nuevas tecnologías y aprendamos a sacar el máximo provecho de las herramientas con las que ahora contamos. Creemos que el libro electrónico será, sin duda, una de ellas así que tendremos que prepararnos tal como viene haciendo el Practicing Law Institute en Estados Unidos. En un reporte de Geeklawblog se informa que los estudios de abogados en ese país ya están entregando Kindles cargados con el National Reporter, el US Code, CFR y el Federal Register a sus abogados y paralegales. En palabras del representante del estudio “hace mas sentido permitir a nuestros abogados una biblioteca portátil al alcance de sus manos.”

El kindle ya está disponible para el Perú pero, mientras Amazon obtiene las licencias correspondientes, la biblioteca a la que podremos tener acceso es todavía limitada aunque nos prometen todos los esfuerzos para equipararla a la oferta en los Estados Unidos. Inicialmente, el browser no estará disponible en nuestro país aunque tendremos acceso a Wikipedia y podremos comprar libros online. El problema ahora es el contenido …. habrá alguien pensando en hacer disponible contenido legal peruano para facilitar nuestro trabajo???