José Alegre Carrión

José Alegre Carrión

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Máster en Información y Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid.

Cuando tu equipo personal entre por la puerta, la información saldrá por la ventana

Qué fácil era cuando todos teníamos Blackberry, pero ahora vemos una larga variedad de equipos móviles en la oficina: smartphones, tablets, netbooks y las laptops de toda la vida. Bien por el consumidor, que ahora tenemos muchas opciones y mejores precios. Pero, cuando lo analizamos desde el punto de vista corporativo, la cosa ya toma otro matiz.

Desde hace un tiempo las empresas están aceptando que sus trabajadores usen sus equipos personales en la oficina. Es decir, que configuren el correo corporativo en el smartphone personal, que guarden documentos de clientes en sus laptops o accedan a aplicativos de la empresa desde sus iPads. Si no es política de la organización entregar estos equipos a sus empleados, la alternativa viene siendo que traigan los suyos propios para trabajar. Así nace una tendencia a nivel mundial llamada BYOD (Bring Your Own Device).

Muchos la vienen adoptando con entusiasmo. Sin embargo, hay un potencial riesgo de seguridad y privacidad que puede resultar siendo más costoso. ¿Se han preguntado qué sucede con la información que contiene un smartphone cuando se pierde o es robado?

The Lost Smartphone Problem fue estudio realizado en organizaciones pertenecientes a diferentes sectores de la economía estadounidense. El mismo señala que al año se pierden o roban más de 140 mil smartphones, de los cuales el 47% de casos se ha dado cuando el trabajador está fuera de la empresa, 29% mientras estuvieron de viaje, 13% en la oficina y el 11% restante no sabe ni dónde ni cómo.

Por su parte, The Symantec Smartphone Honey Stick Project fue un interesante experimento que consistió en abandonar 50 smartphones en diferentes ciudades de los EE.UU, con mecanismos para monitorear qué pasaba con ellos luego de ser encontrados por extraños (ver infografía). Los resultados mostraron que el 83% de quienes los encontraron accedieron a información personal y corporativa, y sólo el 50% se pusieron el contacto con el dueño para devolverlo. ¿Qué pasaría en el Perú en un ejercicio como este?

El punto es que los dispositivos pueden ser reemplazados, pero la información almacenada en ellos se encuentra en riesgo a menos que se tomen las precauciones necesarias para protegerla. Lo más grave es que las empresas no son conscientes de ello dejando muchas veces la seguridad en manos de los dueños de esos equipos.

Políticas de seguridad

Particularmente, considero un riesgo utilizar equipos personales para el trabajo, debido que la empresa tiene restricciones sobre ellos, con respecto a la ejecución de mecanismos de seguridad. Si los equipos son de la empresa se podrían implementar medidas como:

  • Contraseñas de bloqueo cada cierto tiempo de inactividad.
  • Mecanismo para formatear el equipo remotamente.
  • Encriptación de la información (correos, documentos, etc)
  • Instalar y mantener actualizado el antivirus y antispam.
  • Mantener actualizado el sistema operativo y otras aplicaciones (parches de seguridad)
  • Limitar o controlar la instalación de aplicaciones (evitar programas maliciosos)
  • Rastrear el equipo a través de un GPS.

BYOD

Si la tendencia va por el lado de permitir un esquema BYOD, mi recomendación es configurar una conexión remota a través de una VPN (Virtual Private Network). Esto aseguraría que en el equipo se conserve la menor cantidad de información de trabajo.

Paralelamente, antes de lanzar el proyecto sería saludable responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Se permitirían todo tipo de modelos de smartphones o tablets?.
  • ¿La conexión a los recursos de la empresa sería directa (correo, agendas, aplicativos) o a través de VPN?
  • ¿La empresa estará en la capacidad de implantar una configuración básica, exigiendo tener instalado (y actualizado) un mínimo de aplicaciones a fin de resguardar la seguridad de la información?
  • ¿Se aceptará la posibilidad de formatear el equipo como consecuencia de alguna falla o aplicación maliciosa, sin que la empresa se haga responsable de la información o aplicaciones personales que no se puedan recuperar (fotos, videos, aplicaciones, etc)?
  • ¿Será posible comprometer al dueño del equipo que, por razones de seguridad, se limitará o bloqueará la descarga e instalación de archivos y aplicativos riesgosos o que infrinjan el derecho de propiedad intelectual?
  • En caso el trabajador deje la organización ¿cómo asegurar que la información corporativa no se vaya con él?
  • ¿Cuál sería el nivel de soporte informático que la empresa ofrecería para estos equipos? Estaría limitado sólo a aplicaciones de índole laboral (correo electrónico, agendas, etc)?
  • Para los casos de accidente, pérdida o robo ¿habrá reposición? Para los casos de desperfectos ¿se ofrecerán equipos temporales?

Pienso que aclarando estas dudas se puede llegar a tener un dimensionamiento claro sobre lo que puede significar, realmente, adoptar un esquema BYOD en la organización.

Sube a mi nube, Nubeluz

Seguro que el término Cloud Computing ya no es exclusivo de las conversaciones entre los “techies” de la oficina. Sospecho que pocos son quienes realmente saben de qué va la cosa y quizás los CSP (Cloud Service Providers) estén apostando a que mientras más familiar sea el término, más fácil será convencernos de que no hay nada por qué preocuparse.

No somos pocos los que pensamos que los principales puntos críticos de esta tecnología recaen en la confidencialidad de la información y la responsabilidad derivada de incidentes relacionados con este servicio. En este sentido, vale la pena dar un vistazo para ver si existe regulación o algún tipo de guía sobre la nube.

España y Europa

Hace unas semanas la Agencia Española de Protección de Datos junto al Consejo General de la Abogacía Española publicaron el informe titulado “Utilización del Cloud Computing por los despachos de abogados y el derecho a la protección de datos de carácter personal” (aquí). Este documento ofrece orientación sobre los aspectos a tomar en cuenta en caso quisiéramos contratar estos servicios, considerando como base 3 aspectos claves:

  • Responsabilidad sobre el tratamiento de los datos, así como la normativa y jurisdicción aplicables.
  • Seguridad y confidencialidad de los datos.
  • Aspectos técnicos y jurídicos del contrato que debe firmarse.

Documento por demás valioso tomando en cuenta que los abogados son depositarios de la información de sus clientes, y como tales, tienen el deber de guardar la privacidad de la misma, así como el secreto profesional.

A principios de año la European Network and Information Security Agency (ENISA) publicó “A guide to monitoring of security service levels in cloud contracts” (aquí), una guía práctica para verificar que se cumplan todos los aspectos relacionados con la seguridad de la información. Si bien está enfocada al sector público, funciona perfectamente para el privado.

La misma Agencia publicó tiempo atrás la Cloud Computing Risk Assessment (tiene versión en español) que presenta un exhaustivo análisis de las ventajas, riesgos y vulnerabilidades de la nube (como para que no nos cuenten cuentos). Además, incluye criterios para evaluar riesgos, comparar ofertas de distintos CSP y asegurar un adecuado nivel de servicios. Muy didáctico, porque lo desarrollan tomando como escenario un caso de migración de una MYPE hacia la nube.

Vayan hasta el final de este documento, que trae como anexo un análisis de cinco cuestionamientos legales que suelen preocuparnos a quienes miramos con cierta expectativa a este nuevo paradigma, como son:

  • Protección de datos (disponibilidad, integridad y garantías)
  • Confidencialidad
  • Propiedad intelectual
  • Negligencia profesional
  • Servicios de subcontratación y cambios de control.

Estados Unidos

Desde 2010 EE.UU cuenta con un plan llamado Cloud First y la Federal Cloud Computing Strategy, enfocados a reducir la infraestructura informática tradicional en manos de las entidades de gobierno, migrándola a la nube en aquellos casos que sea más eficiente términos operativos y económicos.

En esa línea, The Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) es un programa creado por (y para) el gobierno estadounidense que responde a le necesidad de estandarizar criterios de evaluación y supervisión de servicios ofrecidos en la nube. Funciona así:

  • Los CSP deben implementar los requisitos de seguridad de la FedRAMP (basados en Federal Information Security Management Act – FISMA y la NIST 800-53)
  • Contratar los servicios de una empresa que audite sus servicios y productos (hay una lista de auditoras certificadas).
  • Luego de pasar la auditoría la FedRAMP incluye al CSP en su registro de proveedores homologados.

El objetivo es evaluar sólo una vez a los proveedores y que las agencias de gobierno utilicen estos resultados tantas veces como sea necesario, evitando repetir procesos de selección una y otra vez.

Si bien el enfoque es para las agencias de gobierno norteamericanas, se rescatan criterios interesantes que se pueden implementar en el sector privado.

Epílogo

En verdad el hemisferio norte siempre está a la vanguardia en temas tecnológicos, así que quienes tenemos en la mira cambiar nuestra “gestión de activos” por una “gestión de servicios” contamos con un material valioso y de lectura obligatoria. No hay pretextos.

Sin embargo, situándonos por este lado del hemisferio, la regulación es casi nula, por lo que habría que utilizar otras herramientas antes de tomar una decisión tan importante y de tanto impacto. Ya será para la próxima.

Práctica legal: demandas tecnológicas para el 2012

Como en todo nuevo año es necesario elegir los temas a incluir en la agenda tecnológica para ir delineando el presupuesto que tendremos que negociar con las gerencias (ver informe de Gartner). Para este 2012 hay varios interesantes que aplican al sector legal, entre los cuales me animaría a elegir los siguientes:

  • El incremento de equipos móviles particulares dentro de la empresa es un reto en lo que se refiere a medidas de seguridad. Asimismo, lo concerniente a la información a la que se accede a través de estos dispositivos ¿De quién es la información? ¿De la organización o del empleado?
  • Evaluar mejores estrategias para gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos, así como definir políticas eficaces para su uso dentro de la empresa. Hay que tomar en cuenta que especialmente en el sector legal los “adjuntos” representan una carga importante, a diferencia de otros servicios. Siendo así, ¿funcionaría un esquema de correo “en la nube”?, ¿Son los PST la manera más adecuada de archivar mensajes? ¿Cuál es la mejor manera de compartir documentos muy pesados (por encima de los 10 Mb)?
  • La explosión de información obliga a tener cada vez más espacio de almacenaje. Ya no es extraño hablar de terabytes, pero casi nadie ajeno al área tecnológica percibe el costo detrás (no sólo económico): ¿sabían que hacer el backup de 700 Gb, promedio para una organización legal de 150 usuarios, demora 9 horas?, ¿y que este proceso debe realizarse mientras no hayan usuarios trabajando?)
  • El cloud computing o servicios en la nube, en principio, permitiría abaratar costos y hacer flexible el crecimiento. Sin embargo, aún se mantienen ciertos cuestionamientos en el plano local, como el costo de la conexión, confidencialidad de la información, alta disponibilidad, etc. ¿No dependeríamos demasiado de terceros? ¿Sería fácil regresar a un esquema tradicional?
  • El llamado Business Intelligence entra con fuerza al sector legal a fin tomar mejores decisiones al interior de la organización, en base a (1) la relación entre el estudio, los clientes y sus asuntos (analizar horas facturables, horas trabajadas, tarifas, etc); (2) comparar productividad de abogados al interior del estudio o hacia afuera.
  • Vemos como la explosión de las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.) se ha introducido en el mundo empresarial, y los estudios de abogados no tienen porqué ser la excepción. Sin embargo, es importante conocer la experiencia del sector legal en otros países: mejores prácticas, casos de éxito e inclusive analizar los grandes fracasos. ¿Podría utilizarse Facebook como parte de una estrategia procesal? ¿u obtener mayor acceso al desarrollo de una audiencia a través de tweets o SMS?.
  • Explotar la tecnología para mejorar la relación con los clientes, aumentar la satisfacción de los mismos, conseguir nuevos o responder ante sus nuevas expectativas: publicar en blogs especializados, crear videos o promocionar entrevistas audiovisuales para elevar la presencia en la web, diseñar y promover mecanismos para recibir feedback de los clientes, etc.

Foto: Erwin Boogert (CC BY-NC)

Profesionales y iPads: aplicaciones esenciales


Una de las principales ventajas del entorno iOS es la gran oferta de aplicaciones gratuitas y de pago disponibles a través del AppStore. Se trata de un mercado tan sofisticado que existen aplicaciones que apuntan a nichos muy específicos y tareas muy particulares. En esta primera entrega, cubrimos las aplicaciones que pueden resultar más útiles a un profesional del derecho o actividades afines. Las aplicaciones recomendadas figuran en negrita.

Lectura de documentos

Uno de los principales beneficios de una tablet es revisar documentos sobre la marcha. Hay aplicaciones pre instaladas que permiten leerlos, pero también es necesario agregar anotaciones, resaltar párrafos, eliminar páginas o realizar búsquedas al interior del contenido de ellos; además de organizarlos en carpetas. Si queremos compartirlos a través del correo o discos virtuales, el formato de salida será un PDF compatible con Adobe Reader y similares.

Programas de oficina

Para quienes nos vemos obligados a editar documentos de Microsoft Office, no queda otra que adecuarnos a las aplicaciones de oficina desarrolladas para tablets (mientras esperamos que Microsoft lance su versión para estos dispositivos). Pueden revisar mi post anterior sobre el tema.

Procesadores de Texto

Hojas de cálculo

Presentaciones

Blocks de notas

A diferencia de un procesador de texto, con un block podemos tomar notas rápidas, sea con el teclado, a mano (utilizando un lapicero stylus o el dedo) o grabando audios. Es útil para escribir mientras participamos de reuniones, conferencias o para recopilar ideas sobre algún tema. Algunas aplicaciones también permiten convertir el texto manuscrito en digital.

Sólo manuscritos

Ambos estilos

Transferencia de documentos 
Quienes trabajamos en una tablet nos damos cuenta de la necesidad de acceder a la información desde diferentes puntos. Por ello existen aplicaciones que ofrecen el servicio de alojamiento de archivos en la “nube”, a manera de discos duros virtuales. Hay versiones gratuitas que otorgan hasta 2 Gb de espacio; y, en caso se requiera, se puede pagar una mensualidad por un espacio mayor.

También hay aplicaciones gracias a las cuales podemos recordar cosas pequeñas: párrafos de textos, links a páginas web, anotaciones, imágenes, etc., que estarán igualmente almacenadas en internet, pero con la ventaja de ser catalogadas con etiquetas para su fácil ubicación.

Mapas mentales

Sirven para representar gráficamente un proceso a través del uso de palabras, ideas, tareas u otros conceptos relacionados, organizándolos alrededor de una idea central y utilizando elementos visuales (recuadros, líneas, colores, etc). Muy útil para organizar proyectos, diseñar estrategias, desarrollar la capacidad de síntesis y análisis, así como mejorar el manejo de tiempos y, de paso, estimular la creatividad.

Lectores de contenidos

Siempre necesitaremos estar al tanto de lo último publicado en los medios y con estas aplicaciones estaremos siempre al día. Algunos de ellas son compatibles con contenidos RSS (Google Reader, por ejemplo); otras permitirán acceder a los últimos números de revistas profesionales o de entretenimiento (previa suscripción). También se enlazan con aplicaciones que permiten leer el contenido offline y compartirlas en redes sociales.

Tipo Magazines

Lectores RSS

Necesito editar documentos en mi iPad, ¿qué aplicación compro?


Lo primero que hay que dejar claro es que no hay aplicación en las tablets que permita migrar al 100% un documento desde Microsoft Word. Siempre existirán errores, así que a aquellos que quieren tener un control completo de sus documentos en su iPad tendrán que esperar a que Microsoft lance su aplicación.

La oferta para procesadores de texto es larga la AppStore: Pages, Documents To Go, Quickoffice, Office2 HD, entre otras. Sin embargo, he elegido los que considero más útiles por (1) el resultado cuando abrimos un .docx; y (2) lo intuitivo para crear documentos en el iPad.

Como ya lo señalé, utilizar una tablet para redactar documentos complejos no es muy buena idea. Si no tienen otra opción, mi primera sugerencia sería comprar un teclado externo. La segunda, si son de los que van editando a cada instante, asegurarse que el programa se conecte con repositorios externos (DropBox, Box.net, o similares servicios de cloud storage).

Entonces, ¿qué comprar? Mi primera opción es Documents to Go, si van a editar muchos documentos de Word creados en sus computadoras. Pero si van a redactar desde el iPad para luego continuar en sus PC, vayan por Pages. No siendo muy caros, recomendaría instalar ambos.

Pages (US$ 9.99)

Es el procesador nativo de iPad y en verdad coincido con quienes lo califican como el mejor, siempre que iniciemos la redacción en él. No sólo posee una presentación elegante,  sino que la ubicación de la barra de herramientas facilita la escritura.

Sin embargo, como toda aplicación para tablets, no está exenta de limitaciones: la compatibilidad para abrir un .docx no es muy buena (mejor resultados ofrece Documents to Go).  Tampoco permite guardar en DropBox, Box.net o GoogleDocs, así que sólo queda utilizar el iWork, el iTunes o el correo electrónico.


Funciones

  • Fuentes (tiene más de 50 tipos)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Estilo de párrafo (título, subtítulo, etc)
  • Formato de párrafo (alineación, sangrías, columnas, interlineado)
  • Viñetas
  • Insertar imágenes, tablas, gráficos o figuras
  • Agregar encabezados y pie de páginas
  • Cambiar ancho y alto de la página (A4 y Carta)
  • Contador de palabras
  • Buscar y reemplazar palabras
  • Ortografía
  • Opciones de envío, sea en formato PDF, Word o el original (.pages)

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (los cambios aparecen aceptados automáticamente)
  • Hipervínculos internos
  • Tabulaciones con puntos
  • Notas al pie de página y notas al final del documento se fusionan y se visualizan al fin.

Documents To Go (US$ 9.99 y US$ 16.99)

Esta aplicación no solo sirve para editar documentos de Word, sino también los Excel y Power Point (este último solo disponible con la versión Premium).

Supera de lejos a Pages para trabajar documentos creados originalmente en Word que contengan muchos formatos (comentarios, control de cambios, etc). Si bien hay algunas funcionalidades que no pasan, el resultado es bueno. Dispone de una versión para Windows que permite sincronizar los documentos trabajados entre los dispositivos móviles y la laptop (vía wireless). Además, lo mejor es que la versión Premiun permite almacenar y sincronizar con nuestra cuenta de DropBox, Box.net, GoogleDocs y otros.

Sin embargo, la principal crítica que recibe esta aplicación es que la versión para el iPad es la misma que para el iPhone, aunque adecuada a una pantalla más grande. La ubicación de barra de herramientas (en la parte inferior de la pantalla) queda oculta cuando activamos el teclado, lo cual incomoda al corregir un documento.


Funciones

  • Fuentes (incluye Arial, Calibri, Courier, Tahoma, Times New Roman)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Formato de párrafos (alineación, sangrías, interlineado, espacio entre párrafos)
  • Viñetas (incluye numéricas y multinivel)
  • Buscar y reemplazar texto.
  • Conteo de palabras, caracteres y párrafos
  • Abrir en Pages
  • Grabar en Evernote, DropBox, Worldox

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (se aceptan los cambios automáticamente)
  • Las autoformas (figuras geométricas, llamadas, etc)
  • Tabulaciones con puntos
  • Numeración de página
  • Las notas al pie de página y las notas al final del documento se visualizan como comentario

Foto: Leon Lee (CC BY-NC-ND)

Tablets para abogados: ¿me conviene comprar una?

iPad

Hace unos días me topé con unos amigos en el ascensor de regreso a mi oficina y me veían revisar en mi iPad unas anotaciones manuscritas que había tomado en una reunión. Me preguntaban si realmente era útil un dispositivo como éste para el trabajo diario o si, por el contrario, se trataba de un juguete con escasa utilidad profesional.

Antes que nada, creo conveniente delimitar los alcances de una herramienta como ésta a fin de evitar generar falsas expectativas. Una tablet debe ser concebida, desde mi punto de vista, para un trabajo ligero propio de alguien que se movilice con frecuencia, que requiera acceder a información rápidamente y que desee aprovechar esos tiempos «muertos” (mientras espera que se inicie una reunión, en el break de una conferencia o en el taxi camino a casa). Digamos que es el perfecto asistente portátil, ligero, rápido, práctico y hasta entretenido.

Pero también es verdad que me he topado con ciertas dificultades al redactar documentos extensos porque el teclado táctil es algo incómodo; al abrir un documento de Word no he visualizado los comentarios y algunas fórmulas de Excel tampoco pasan; o la limitación de imprimir desde una impresora convencional (no inalámbrica). Y es que los pequeños programas o aplicaciones de estos dispositivos móviles no traen las mismas funcionalidades que los de una computadora o laptop, imagino que por razones de espacio, velocidad y precio.

Sin embargo, quienes lo compramos tenemos claro el uso que les vamos a dar, concentrándonos más bien en la potencialidad de la herramienta. Por ejemplo, en el sector legal norteamericano, American Bar Association y el ILTA (International Legal Technology Association) reportan el incremento del uso de estos equipos. Y cada vez hay más testimonios u opiniones que este dispositivo, bien utilizado, puede llegar a elevar la productividad de los abogados.

¿Entonces me cambio?

Una tablet no reemplaza a una laptop, sino que la complementa en aquellos casos donde ésta resulta incómoda por el peso y tamaño o cuando se requiere acceder a información de manera inmediata. Tampoco pienso que la preferencia entre marca radique en el hardware, como muchos pretenden al comparar tamaño, peso o grosor; sino más bien en la oferta de aplicaciones (y, hay que reconocerlo, Apple tiene una ventaja importante).

Estamos como cuando aparecieron computadoras y laptops, cuestionando la utilidad que estos equipos pudiesen prestarle al abogado. Ahora nadie duda que es poco práctico mantener cientos de tomos legislativos cuando podemos consultarlos desde una base de datos. Igual sucede con las tablets: en lugar de cargar pesados expedientes, imprimir decenas de hojas, llevar códigos, cuadernos o blocks de notas camino al juzgado, sólo basta llevar un iPad bajo el brazo o dentro de la cartera.

No sólo eso, aplicaciones de oficina como el iManage o Worldox nos garantizan que podamos acceder a nuestros documentos mientras disfrutamos de un café fuera de la oficina. Agregamos anotaciones al PDF con GoodReader o iAnnotate y lo volvemos a guardar en la red para que otros accedan a él. En una reunión con clientes tomaremos apuntes a mano con Noteshelf o Penultimate, dibujando tal vez alguna fórmula o un plano que podamos editar en conjunto y en tiempo real, a través de una conferencia web, con GoToMeeting o WebEx. Y, de regreso, no nos perderemos las últimas noticias escuchando radio o leyendo noticias (Flipboard) en el taxi de regreso.

Así como estas, existen miles de aplicaciones “productivas” que los programadores van desarrollando a la par con las de entretenimiento, recomendadas por cientos de páginas web especializadas. Por lo tanto, no lo duden, ¡las tablets han llegado para quedarse!

Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas «chinese walls» o «ethical walls» (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.

Información corporativa: ¿capital o carga? (I)

Sin importar el tamaño o el tipo de organización de la que seamos parte, la generación de documentos es algo que nunca termina de ocurrir. Recibimos, producimos y almacenamos tal cantidad de información que se hace trabajoso encontrar rápidamente lo que necesitamos, más aún cuando carecemos de algún sistema de organización o, en el mejor de los casos, cuando lidiamos con varios de ellos, cada cual inspirado en criterios netamente personales (islas de información).

Islas de Información

Antes de la era informática cada persona guardaba sus documentos en sus oficinas, bajo su propio orden y dominio. En la actualidad, a pesar de contar con las ventajas que la tecnología nos ofrece, hemos trasladado esta misma práctica al mundo virtual: los documentos electrónicos suelen guardarse en las computadoras personales, configurándose espacios de información independientes a los que sólo el creador tiene acceso y «conoce» -a veces con suerte- cómo encontrar algún documento en particular.

Cuando se requiere un modelo de contrato o informe suele preguntarse si alguien lo ha hecho con anterioridad, dado que no existe la posibilidad de buscarlo directamente. Y, en caso los documentos se guarden en la red, éstos se encuentran organizados de acuerdo a diferentes criterios desarticulados: por creador, por tipo de documento, alfabéticamente, por fecha, por asunto, etc.

No hay forma de comunicación o puentes entre una isla y otra, ya que fueron pensadas para el ejercicio profesional individual. La consecuencia de tal desintegración es que no se llega a satisfacer una de las necesidades básicas dentro de cualquier empresa actual: trabajo en equipo.

Las claves: organización y tecnología

En el contexto actual, caracterizado por una exceso de información (Alfons Cornella ya acuñaba el término de “infoxicación” para referirse a este fenómeno a inicios de 2000) es imprescindible definir claramente estructuras de organización documental homogéneas y estandarizadas, que permitan democratizar el acceso a la información a todo nivel y de manera previsible.

Para ello debemos reconocer que existen sub sistemas de trabajo al interior de cada empresa (por ejemplo, en un estudio de abogados, además de las áreas de práctica legal, también están los departamentos de contabilidad, finanzas, centro de documentación, sistemas, etc.). Es imprescindible saber cómo usan la información en cada instancia a fin de crearles una estructura de organización acorde con sus necesidades. Parece intuitivo, pero no es muy frecuente establecer criterios homogéneos para gestionar documentos.

Siguiendo el ejemplo, dentro de estudio de abogados el área de litigios organizará su documentación en torno a los datos de sus casos (cliente, demandante, expediente, etc.), porque esos son sus criterios búsqueda y recuperación de información. Otras áreas podrán hacerlo en función a distintos parámetros: tipo de documento, cronológico, fuentes del derecho, etc.

Pero eso no es todo. Considerando la cantidad de documentos electrónicos que manejamos es igual de importante encontrar una herramienta informática capaz de reducir los tiempos de recuperación a fin de aumentar nuestra productividad (tiempos de respuesta ante un requerimiento), incentivar el trabajo en equipo (compartir el conocimiento) y darle valor agregado a nuestro trabajo. Hace varios años existen en el mercado productos diseñados pensando en el sector legal que nos pueden ayudar a este objetivo.

Document Management System (DMS)

Todos los que usamos una PC hemos configurado carpetas donde almacenamos nuestros documentos (textos, PDF, presentaciones, hojas de cálculo, videos o fotos). La diferencia entre este tipo de gestión de documentos y la de un DMS es la escala de lo que se está manejando.

Los DMS se han diseñado de forma nativa para administrar millones de documentos electrónicos, hayan sido generados internamente o desde el exterior de la organización. A diferencia de una estructura de archivos individual, un DMS gira en torno a un repositorio central desde donde se gestiona su almacenamiento, se comparte información fácilmente (gracias a sus sofisticados mecanismos de indexación y búsqueda) y se configuran mecanismos de seguridad y respaldo automático de la información.

En un DMS cada documento se guarda utilizando un formulario electrónico que contiene una serie de campos a completar (metadatos), que responderán a la estructura de organización documental previamente definida y servirán como los primeros elementos para la recuperación de información. El objetivo será que todos sepamos (o intuyamos) la posible ubicación del documento buscado a fin de encontrarlo rápidamente.

En una próxima entrega, veremos más sobre el DMS y cómo sacarle provecho.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (II)

La Nube

Siguiendo con el LegalTech 2010 (LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)), una de las novedades que pudimos apreciar fue una amplia y generalizada oferta de soluciones basadas en el Cloud Computing o simplemente llamada “la Nube”. Este nuevo término, que se agrega al cada vez más extenso lenguaje tecnológico, se refiere al paradigma que hace posible que tanto software, hardware e información puedan gestionarse fuera de la oficina y accediendo a ellos a través de Internet. Y aunque suene a algo medio desconocido diariamente hacemos uso de esta tecnología cuando publicamos fotos a través de Facebook, al revisar nuestro correo electrónico en Yahoo o al elaborar nuestros presupuestos familiares desde el Google Docs. Podemos acceder y compartir a todas estas aplicaciones sin que estén ligadas a una única computadora. Están almacenadas en un espacio virtual, accesible desde cualquier parte.

A lo largo de nuestro recorrido por LegalTech llamó nuestra atención la oferta de soluciones para “la Nube”: correo electrónico, gestión de documentos, aplicaciones para el control de tiempos y facturación, así como servicios de respaldo de información, almacenaje de data y hasta programas de dictado digital. Prácticamente todo es virtual, sólo necesitaremos computadoras o laptops, dejando atrás los sofisticados centros de cómputos y servidores.

A primera vista este nuevo modelo ofrece muchas ventajas, tanto desde el punto de vista financiero como operativo. No sería necesario adquirir o renovar hardware y software, asumiendo el costo de depreciación de los equipos obsoletos. Más bien se pagaría por un servicio “bajo demanda”, es decir, una suerte de suscripción cada vez que se contrata a un nuevo abogado o trabajador, sin necesidad de licenciamiento de software o realizar instalaciones tediosas. Se pagaría exclusivamente por el acceso a la “oficina virtual” y por el espacio en disco utilizado realmente (ya no compraríamos discos de gran capacidad pensando en el crecimiento de la información). Los sistemas de recuperación ante desastres y continuidad de servicios serían definidos por el proveedor; e, inclusive, habría mayor robustez en los mecanismos de seguridad perimetral (firewalls, antivirus, antispam, etc. pensados ya no para una sola empresa sino para un conglomerado de ellas).

Sin embargo, también existen algunas aristas sobre las cuales vale la pena reflexionar unos minutos: (1) seguridad y confidencialidad de la información: ¿quiénes tendrán acceso a mis servidores e información? ¿podrían interceptar las comunicaciones entre “la oficina virtual” y mi computadora?; (2) calidad y continuidad del servicio: ¿cómo asegurar que la conexión con el proveedor no se vea interrumpida o se degrade la velocidad de la misma?; (3) solidez del proveedor: que no vaya a quebrar o bajar la calidad del servicio; (4) planes de continuidad del negocio: ¿cuál sería el tiempo para restablecer los servicios en caso de caída de servidores o conexiones?; (5) ubicación física de los servidores: dificultad para realizar visitas de inspecciones o auditorías cuando los data centers de los proveedores se encuentran en lugares lejanos; países con políticas que no respeten la privacidad de la información de las empresas o los contratos entre empresa y proveedor; entre otros.

Consideración aparte merece analizar el mercado latinoamericano, debido a que las conexiones a través de Internet no son tan veloces como en países del primer mundo. No contar con conexiones de 10 Mbps o más no asegura una calidad de servicio óptimo como para reemplazar el data center local por uno ubicado fuera de la oficina. Y, en el mejor de los casos, si fuera posible brindar dicha conectividad, los costos se elevarían demasiado como para ser asumidos por una empresa mediana o pequeña. Asimismo, aún no se nota en el mercado (al menos, el peruano) empresas con la suficiente infraestructura tecnológica para brindar un servicio de este tipo, a gran escala, asegurando la continuidad y calidad del servicio.

¿Cómo estamos en el Sur?

Conversaba con un amigo, consultor en tecnologías, que brinda sus servicios en varios países de Latinoamérica y me comentaba que en los últimos años hemos implementado con gran éxito algunas herramientas y tecnologías utilizadas en el mercado norteamericano. No sólo en el ámbito general, por ejemplo, virtualización de servidores, telefonía IP, accesos remotos, replicación de servidores de correo, sites de contingencia, etc. Sino específicamente en el legal, razón por la cual ya no es novedad descubrir estudios de abogados con sistemas de manejo de documentos electrónicos, control de tiempos y facturación, seguimiento de procesos judiciales, etc.

Si bien es cierto muchas de las tecnologías orientadas al sector legal encontradas en Norteamérica se han podido replicar con éxito en la Región, por ejemplo, el uso de los sistemas de administración de documentos, comparadores de documentos, etc.; otras tec nologías no han tenido la misma suerte. Todos los estudios de abogados en la Región seguramente cuentan con un sistema de control de tiempos, sin embargo, el 90% de ellos usan un software hecho in-house o, en todo caso, desarrollado por empresas locales.

Pero algo que es un hecho es que la gran mayoría no está feliz con su sistema. Creo, sin temor a equivocarme que esta tecnología también puede ser replicada sin problemas regionalmente y estoy seguro que próximamente habrá más de un estudio de abogados en este lado del Continente que cuente con todos los desarrollos usados en Estados Unidos.

Ahora, ¿qué tecnologías específicamente para el sector legal hemos encontrado en Legaltech y cuáles podrían ser aplicadas a nuestros mercados latinoamericanos sin problemas? Por ejemplo, tenemos:

Esa es la pregunta del millón. Si hacemos un análisis simple de tecnologías y productos veremos que muchos de estos productos se vienen usando en Latinoamérica actualmente. No obstante, habría que realizar una evaluación más detallada de cada una de ellos y de sus potencialidades posibilidad de uso, sobre todo, considerando la cultura organizacional e infraestructura informática existentes en cada estudio de abogados.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)

Para nadie resultaría una sorpresa señalar que la información es la materia prima para el trabajo cotidiano de los abogados. La utilizamos para elaborar informes, opiniones legales, escritos judiciales, cartas y demás documentos, y para hacerlo debemos consultar no sólo las tradicionales Fuentes del Derecho (leyes, jurisprudencia y doctrina), sino también todo tipo de información que nos permita tomar mejores y oportunas decisiones.

Pero es tanta la cantidad existente que ahora el problema no es obtenerla, sino la capacidad de organizarla y procesarla a tiempo.

Gracias a la evolución de la tecnología podemos mejorar la búsqueda, recuperación, organización y análisis de la información. Podemos ofrecer mejores servicios legales utilizando herramientas de investigación como bases de datos (e.g. SPIJ, Data Legal o las extranjeras LexisNexis y Westlaw). También consultar informes y contratos aprovechando sistemas que organizan la documentación electrónica; realizar seguimientos de procesos judiciales; etc. Inclusive, gestionar mejor el área administrativa del negocio empleando sistemas para registro de tiempos y facturación.

Siendo así, el sector legal probablemente sea uno de los más importantes consumidores de tecnología, razón por la cual decidimos visitar el evento donde pudiésemos encontrar tecnología orientada específicamente a este sector. Y dónde más podría estar que en Estados Unidos, un mercado que tiene la mayor cantidad de estudios de abogados en el mundo, con un estimados de 50,000 estudios de abogados -un promedio de 1,000 por Estado-, que van desde firmas de más de 3,000 abogados hasta las que tienen no menos de 2 profesionales.

LegalTech

LegalTech es el evento de tecnología legal más importante en Estados Unidos, que se lleva a cabo en New York -durante los primeros días de febrero- y en Los Angeles, a mediados de año. Es auspiciada por ALM con el propósito de ayudar a abogados a descubrir los últimos desarrollos de la tecnología enfocada a nuestro sector.

Si bien a primera impresión pareciera que quienes reservan un espacio en LegalTech enfilan sus baterías hacia grandes empresas de cientos de abogados y decenas de oficinas, también hay soluciones menos ambiciosas y más flexibles. Existe una oferta importante para organizaciones medianas y pequeñas (categoría en la que se sitúan los estudios de abogados de la Región), que asegura la escalabilidad necesaria para aumentar funcionalidades a medida que se vaya creciendo en el tiempo.

Acorde con los avances de la tecnología en los últimos diez años los estudios de abogados han hecho enormes progresos en términos de automatización de procesos, organización de documentos electrónicos y, en líneas generales, se percibe claramente un aumento de la productividad y eficiencia como resultado del uso de la informática. Y esto se nota en eventos como estos, donde los abogados que asisten aparecen más familiarizados con las innovaciones tecnológicas y por ello se concentran más en las necesidades reales y precisas de sus organizaciones.

Y así también lo han entendido muchos proveedores, razón por la cual, al menos en esta oportunidad, se han concentrado en corregir vulnerabilidades más que promocionar nuevos lanzamientos; y la novedad, más bien, es difundir servicios de valor agregado para mejorar el rendimiento del producto y del abogado que lo utiliza (accesos remotos, movilidad, velocidad, respaldo y seguridad).