Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas “chinese walls” o “ethical walls” (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.

Información corporativa: ¿capital o carga? (I)

Sin importar el tamaño o el tipo de organización de la que seamos parte, la generación de documentos es algo que nunca termina de ocurrir. Recibimos, producimos y almacenamos tal cantidad de información que se hace trabajoso encontrar rápidamente lo que necesitamos, más aún cuando carecemos de algún sistema de organización o, en el mejor de los casos, cuando lidiamos con varios de ellos, cada cual inspirado en criterios netamente personales (islas de información).

Islas de Información

Antes de la era informática cada persona guardaba sus documentos en sus oficinas, bajo su propio orden y dominio. En la actualidad, a pesar de contar con las ventajas que la tecnología nos ofrece, hemos trasladado esta misma práctica al mundo virtual: los documentos electrónicos suelen guardarse en las computadoras personales, configurándose espacios de información independientes a los que sólo el creador tiene acceso y “conoce” -a veces con suerte- cómo encontrar algún documento en particular.

Cuando se requiere un modelo de contrato o informe suele preguntarse si alguien lo ha hecho con anterioridad, dado que no existe la posibilidad de buscarlo directamente. Y, en caso los documentos se guarden en la red, éstos se encuentran organizados de acuerdo a diferentes criterios desarticulados: por creador, por tipo de documento, alfabéticamente, por fecha, por asunto, etc.

No hay forma de comunicación o puentes entre una isla y otra, ya que fueron pensadas para el ejercicio profesional individual. La consecuencia de tal desintegración es que no se llega a satisfacer una de las necesidades básicas dentro de cualquier empresa actual: trabajo en equipo.

Las claves: organización y tecnología

En el contexto actual, caracterizado por una exceso de información (Alfons Cornella ya acuñaba el término de “infoxicación” para referirse a este fenómeno a inicios de 2000) es imprescindible definir claramente estructuras de organización documental homogéneas y estandarizadas, que permitan democratizar el acceso a la información a todo nivel y de manera previsible.

Para ello debemos reconocer que existen sub sistemas de trabajo al interior de cada empresa (por ejemplo, en un estudio de abogados, además de las áreas de práctica legal, también están los departamentos de contabilidad, finanzas, centro de documentación, sistemas, etc.). Es imprescindible saber cómo usan la información en cada instancia a fin de crearles una estructura de organización acorde con sus necesidades. Parece intuitivo, pero no es muy frecuente establecer criterios homogéneos para gestionar documentos.

Siguiendo el ejemplo, dentro de estudio de abogados el área de litigios organizará su documentación en torno a los datos de sus casos (cliente, demandante, expediente, etc.), porque esos son sus criterios búsqueda y recuperación de información. Otras áreas podrán hacerlo en función a distintos parámetros: tipo de documento, cronológico, fuentes del derecho, etc.

Pero eso no es todo. Considerando la cantidad de documentos electrónicos que manejamos es igual de importante encontrar una herramienta informática capaz de reducir los tiempos de recuperación a fin de aumentar nuestra productividad (tiempos de respuesta ante un requerimiento), incentivar el trabajo en equipo (compartir el conocimiento) y darle valor agregado a nuestro trabajo. Hace varios años existen en el mercado productos diseñados pensando en el sector legal que nos pueden ayudar a este objetivo.

Document Management System (DMS)

Todos los que usamos una PC hemos configurado carpetas donde almacenamos nuestros documentos (textos, PDF, presentaciones, hojas de cálculo, videos o fotos). La diferencia entre este tipo de gestión de documentos y la de un DMS es la escala de lo que se está manejando.

Los DMS se han diseñado de forma nativa para administrar millones de documentos electrónicos, hayan sido generados internamente o desde el exterior de la organización. A diferencia de una estructura de archivos individual, un DMS gira en torno a un repositorio central desde donde se gestiona su almacenamiento, se comparte información fácilmente (gracias a sus sofisticados mecanismos de indexación y búsqueda) y se configuran mecanismos de seguridad y respaldo automático de la información.

En un DMS cada documento se guarda utilizando un formulario electrónico que contiene una serie de campos a completar (metadatos), que responderán a la estructura de organización documental previamente definida y servirán como los primeros elementos para la recuperación de información. El objetivo será que todos sepamos (o intuyamos) la posible ubicación del documento buscado a fin de encontrarlo rápidamente.

En una próxima entrega, veremos más sobre el DMS y cómo sacarle provecho.

¿Dónde están las leyes en el Perú?: El Peruano

En las entradas anteriores de esta serie me he referido a la forma en que las páginas web del Estado y al Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ) establecen barreras de acceso (explícitas o tácitas) a las normas legales vigentes. La trilogía oficial del acceso a las normas peruanas se completa con una mirada al Diario Oficial El Peruano. Como señala Antonio Rodriguez Lobatón, El Peruano se ha dedicado a desarrollar una serie de prácticas explotativas aprovechando su monopolio sobre la publicación de las normas legales con la única finalidad de hacer cada vez más complicado y costoso acceder a ellas. Mientras en el caso de las páginas web del Estado y de SPIJ esta situación podría explicarse en la dejadez o ignorancia de quienes las manejan, en el caso de El Peruano hay una estrategia visiblemente encaminada a propietarizar algo que no es de nadie: las normas legales.

El Diario Oficial El Peruano es un producto de Editora Perú S.A., una empresa estatal creada durante el gobierno de Morales Bermúdez con la finalidad de “difundir las Leyes, Decretos, Resoluciones y demás disposiciones y documentos cuya publicación sea obligatoria conforme a ley” y posteriormente transformada en una empresa privada de titularidad estatal. Además de El Peruano, también posee la Agencia de Noticias Andina y presta servicios editoriales a través de Segraf. Sin embargo, el 99% de sus ingresos proviene de la venta del Diario Oficial.

Pero acceder a las normas legales del día en El Peruano es bastante difícil. Cada vez son menos los lugares donde se puede encontrar el diario y, de dar con uno, habrá que abonar la suma de S/. 2.00 (0.70 USD) por un periódico de treinta y dos páginas de autobombo oficialista más el Boletín de Normas Legales. Claro que también puede consultarse la página web, desde donde puede descargarse en formato PDF todo el Diario, salvo las normas legales. Para leer el Boletín de Normas Legales del día tendremos que seguir un vínculo especial dentro de la página web y hacerlo a través de una interfaz Java cargada con imágenes de cada una de las páginas del Boletín. Está deshabilitada la opción de guardar dichas imágenes y para pasar las páginas hay que usar un navegador numérico que las muestra de diez en diez. Si tenemos en cuenta que cada Boletín tiene entre 50 y 80 páginas, leer una norma de la página 63 puede tomar bastante tiempo.

Utilizar la base de datos de normas legales anteriores es incluso más difícil. Solo están las normas desde el año 1996. Hay que usar un motor de búsqueda según fecha de publicación con opción a restringir los resultados según texto o entidad. Si bien los resultados de la búsqueda se muestran en forma independiente, tras hacer clic en el resultado deseado y llenar un captcha, empezamos a descargar el boletín completo del día en el que fue publicada la norma. El archivo PDF que descargamos, sin embargo, se encuentra protegido por contraseña y no permite copiar texto, imprimir, leer en voz alta o extraer su contenido. Lo único que puede hacerse con el Boletín de Normas Legales es leerlo desde una computadora.

El Peruano no tienen ningún derecho de propiedad intelectual sobre las normas legales. No es un descuido de su parte que el Boletín de Normas Legales venga protegido. Los archivos PDF del cuerpo principal del Diario y de sus suplementos no tienen estas restricciones. Es decir, a Editora Perú no le importa que alguien que descargó el PDF del cuerpo central de El Peruano –sobre el que indiscutiblemente tiene un derecho de propiedad intelectual– extraiga una página, lo imprima o copie y pegue el texto de un artículo. Sin embargo, sí ha implantado medidas tecnológicas específicas para que estas actividades no puedan llevarse a cabo con el Boletín de Normas Legales.

Editora Perú ha confundido su condición de empresa con el rol que el Estado le ha asignado. Cierto, es una persona jurídica como cualquier otra regida por la Ley General de Sociedades en muchos aspectos. Pero parte de su negocio es desempeñar una función de interés público otorgada en exclusividad: publicar y difundir las normas legales, requisito indispensable para su validez. La forma en la que desempeña esta labor, lejos de priorizar el libre acceso a las normas legales, tiene un fuerte interés comercial. ¿Cuál es el sentido de que el Estado le otorgue el monopolio de la publicación y difusión de las normas legales si Editora Perú parece más interesada en hacer dinero que en permitirnos leerlas y estudiarlas?

Efectivamente, estas prácticas propietarizantes les dan resultados. Tienen ingresos por ventas físicas, venta de compendios, avisaje, publicidad, por el costo de publicar de normas legales y demás actuaciones judiciales y administrativas. Tienen una planilla de casi 500 empleados y se dan el lujo de publicar un diario de treinta y dos páginas lleno de publirreportajes del Estado que nadie lee. Los 11 millones de soles de utilidades netas reportados en el II Trimestre del 2010 (33% más que respecto del mismo periodo en el 2009) nos dicen que no lo están haciendo nada mal. Un dato: sus principales clientes son las propias entidades del Estado.

El costo de que una empresa estatal se embolse varios millones de soles (provenientes de los ciudadanos y de las propias entidades del Estado) es altísimo. Tenemos una población que se ve obligada a comprar el acceso a sus propias normas legales y muchas dependencias estatales que tienen que pagar para que se publiquen sus normas u optar por no publicarlas. La publicación de las normas legales en formatos accesibles no solo permitiría que cualquiera pueda leer cómodamente las normas sino que crearía un mercado de servicios informativos legales construído sobre un insumo común y gratuito. Desde guías actualizadas para el público en general hasta servicios para estudiantes y profesionales, todos saldríamos ganando de la competencia en este mercado.

¿Dónde están las leyes en el Perú?: hablemos del SPIJ

El caso de la Ley sobre el Derecho de Autor no es un caso aislado. Cualquier estudiante o profesional del derecho en el Perú sabe que la única forma de acceder al texto vigente de una Ley es a través de Sistema Peruano de Información Jurídica (SPIJ) –declarado como Edición Oficial del Ministerio de Justicia por Decreto Supremo– o alguna de las bases de datos privadas y de pago como Gaceta Jurídica. La tasa (sí, es un tributo vinculado y ha sido fijada legalmente) por acceder al SPIJ le cuesta a un ciudadano común y corriente 1,019.52 soles (cerca de 355 dólares) por año. Es decir, una pequeña empresa o un estudiante de derecho necesita al año el equivalente a dos veces una remuneración mínima vital para poder acceder al texto vigente de las normas legales peruanas. Digo que es la única manera porque las páginas web del Estado no las tienen actualizadas y porque no me puedo fiar de la diligencia quien haya publicado alguna en la web. Recientemente, “gracias” a un Convenio con los Colegios de Abogados de Lima, los abogados colegiados en Lima y al día en sus pagos pueden acceder a una tarifa promocional de 118 soles o 256 soles, según las condiciones.

Para quienes tienen la suerte de nunca haberlo sufrido, el famoso SPIJ no es más que una base de datos a manera de un gran documento de texto con hipervínculos que solo puede ser leído a través de un software propietario (FolioViews), que solo existe para Windows obviamente. Su indexación deja mucho qué desear, sus métodos de búsqueda no son sensibles y entiende como bases de datos separadas las leyes de caracter nacional, las resoluciones administrativas y los tratados. Para colmo, se actualiza cada varios meses sin una constancia predecible. En su versión web, la más actualizada y accesible solo para suscriptores, el SPIJ es un base de datos con una interfaz estéticamente atrapada en los ochentas (ver foto), con constantes errores y que solo corre bien en Internet Explorer 6. Esa es la única manera confiable que tenemos de acceder a las leyes en el Perú en pleno 2010.

Esta no es una pataleta porque queremos tener un sistema más bonito, como el que tienen ArgentinaChileBrasil (donde es el servicio es gratuito y de calidad). Se trata de demostrar que el estado actual de la publicación de las normas legales en el Perú no respeta los derechos de acceso a la justicia y acceso a la información pública. El costo de acceder a la base de datos oficial está fuera del alcance de los ciudadanos y porque, peor aún, ni las propias instituciones del Estado se ha preocupado por colgar en sus páginas web versiones actualizadas de las leyes.

Si el Estado quiere continuar ofreciendo su producto de pago SPIJ a nuevos suscriptores, perfecto. Ese es problema de sus competidores y de cómo entiendan el principio de subsidiariedad del Estado en las actividades económicas, según el cual si existen privados concurriendo en ofrecer ese servicio en libre competencia el Estado no tendría por qué ofrecerlo también. Lo que debería existir es una plataforma de acceso gratuito, en línea y actualizada, a las normas legales de carácter general publicadas. Algo como el Archivo Digital de Leyes del Congreso, pero con un mejor motor de búsqueda, sin aspavientos, con búsqueda simple y avanzada, donde los resultados aparezcan en formatos de estándar abiertos (.txt, .rtf, .pdf) y se actualice diariamente. Implementarla no puede ser tan caro.

Más sobre el tema:
Transparencia en portales del Estado para dummies
Acceso a fuentes legales y el modelo Google

¿Dónde están las leyes en el Perú?

La legalidad en el Perú es una gran falacia, casi un oxímoron. No solo porque los llamados a aplicar las leyes no lo hacen, sino porque los ciudadanos vivimos en la ignorancia absoluta respecto de las reglas que rigen nuestro país. ¿Cómo podemos pedir el respeto de leyes que la gente no conoce? La publicidad de las leyes es esencial para su vigencia, nos dice la Constitución, pero salvo que seas (o conozcas a un) abogado, trabajes en una empresa o tengas mucho dinero no existe un lugar al que puedas recurrir para encontrar el texto actualizado de una Ley. Lo que es peor, el Estado sabe que vivimos en esta ignorancia salvaje y ha montado varios negocios para aprovecharse de ella.

Ya hemos hablado antes de las prácticas propietarizantes que tiene el “diario oficial” El Peruano para con el Boletín de Normas Legales. Pero en tiempos de Internet, gobierno electrónico y transparencia uno esperaría que, al menos las leyes de caracter general fuesen accesibles para esa porción de los peruanos que tiene acceso a Internet a través de las páginas web del Estado (la del Congreso, las de los Ministerios). Falso.

Hagamos el siguiente experimento. Busquemos juntos el texto actualizado del Decreto Legislativo 822, Ley sobre el Derecho de Autor, del que tanto hablamos en este blog, sobre cuya aplicación opina (o se queja) todo el mundo y se hacen hasta canciones. Ni la versión publicada en la página web del Indecopi, ni la del Archivo Digital de Leyes del Congreso se encuentran actualizadas según la última reforma legislativa del 14 de enero de 2009 (Ley 29316). Es decir, las páginas web del Estado no han incorporado ni publicado en versión consolidada los cambios hechos hace casi año y medio. Ni siquiera el Indecopi, entre cuyas labores se cuenta precisamente el hacer cumplir la Ley de Derechos de Autor, se ha tomado la molestia de publicarla actualizada. Su página solo muestra la ley tal cual se publicó en 1996. Las leyes modificatorias se ofrecen en documentos independientes y en un formato diferente.

Pero parece que a nadie le importa, porque Ley sobre el Derecho de Autor actualizada tampoco está en la web de APDAYC, ni en la de UNIMPRO, ni en la de ANAIE, ni en la de EGEDA, todas sociedades de gestión colectiva cuyo propio funcionamiento está regulado por esa misma Ley. El único lugar en el que he encontrado la versión vigente en la página de la CERLALC, una base de datos de la UNESCO que no tiene ninguna obligación de publicarla ni de mantenerla actualizada.

¿Pero qué tan importante es esta reforma? No se trata de la corrección de una errata o la inclusión de un artículo con poca relevancia. La Ley 29316 –que las páginas web del Estado al parecer desconocen– es la Ley que adecuó nuestro sistema al Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos. Dispuso la modificación de cinco artículos de la Ley sobre el Derecho de Autor e introdujo medidas tan polémicas como que toda retransmisión a través de Internet de una señal de radio o tv, por cualquier medio (ej. colgar un video en Youtube o un stream de Justin.tv con la señal de un canal), sin la autorización del titular o titulares del derecho sobre dichas emisiones así como del titular o titulares de derechos sobre su contenido no podrá ser considerado nunca un uso permitido (artículo 47). Así de claro.

Por eso es valioso tener el texto vigente. Para demostrarle a todas estas entidades lo fácil que es hacerlo, he subido a esta página una versión actualizada al día de hoy. Les paso el dato de que no es tan difícil como se escucha.

LegalTech 2010: Feria tecnológica para abogados (I)

Para nadie resultaría una sorpresa señalar que la información es la materia prima para el trabajo cotidiano de los abogados. La utilizamos para elaborar informes, opiniones legales, escritos judiciales, cartas y demás documentos, y para hacerlo debemos consultar no sólo las tradicionales Fuentes del Derecho (leyes, jurisprudencia y doctrina), sino también todo tipo de información que nos permita tomar mejores y oportunas decisiones.

Pero es tanta la cantidad existente que ahora el problema no es obtenerla, sino la capacidad de organizarla y procesarla a tiempo.

Gracias a la evolución de la tecnología podemos mejorar la búsqueda, recuperación, organización y análisis de la información. Podemos ofrecer mejores servicios legales utilizando herramientas de investigación como bases de datos (e.g. SPIJ, Data Legal o las extranjeras LexisNexis y Westlaw). También consultar informes y contratos aprovechando sistemas que organizan la documentación electrónica; realizar seguimientos de procesos judiciales; etc. Inclusive, gestionar mejor el área administrativa del negocio empleando sistemas para registro de tiempos y facturación.

Siendo así, el sector legal probablemente sea uno de los más importantes consumidores de tecnología, razón por la cual decidimos visitar el evento donde pudiésemos encontrar tecnología orientada específicamente a este sector. Y dónde más podría estar que en Estados Unidos, un mercado que tiene la mayor cantidad de estudios de abogados en el mundo, con un estimados de 50,000 estudios de abogados -un promedio de 1,000 por Estado-, que van desde firmas de más de 3,000 abogados hasta las que tienen no menos de 2 profesionales.

LegalTech

LegalTech es el evento de tecnología legal más importante en Estados Unidos, que se lleva a cabo en New York -durante los primeros días de febrero- y en Los Angeles, a mediados de año. Es auspiciada por ALM con el propósito de ayudar a abogados a descubrir los últimos desarrollos de la tecnología enfocada a nuestro sector.

Si bien a primera impresión pareciera que quienes reservan un espacio en LegalTech enfilan sus baterías hacia grandes empresas de cientos de abogados y decenas de oficinas, también hay soluciones menos ambiciosas y más flexibles. Existe una oferta importante para organizaciones medianas y pequeñas (categoría en la que se sitúan los estudios de abogados de la Región), que asegura la escalabilidad necesaria para aumentar funcionalidades a medida que se vaya creciendo en el tiempo.

Acorde con los avances de la tecnología en los últimos diez años los estudios de abogados han hecho enormes progresos en términos de automatización de procesos, organización de documentos electrónicos y, en líneas generales, se percibe claramente un aumento de la productividad y eficiencia como resultado del uso de la informática. Y esto se nota en eventos como estos, donde los abogados que asisten aparecen más familiarizados con las innovaciones tecnológicas y por ello se concentran más en las necesidades reales y precisas de sus organizaciones.

Y así también lo han entendido muchos proveedores, razón por la cual, al menos en esta oportunidad, se han concentrado en corregir vulnerabilidades más que promocionar nuevos lanzamientos; y la novedad, más bien, es difundir servicios de valor agregado para mejorar el rendimiento del producto y del abogado que lo utiliza (accesos remotos, movilidad, velocidad, respaldo y seguridad).

A hombros de gigantes

En febrero de 1839, unos cazadores de esclavos portugueses secuestraron a un grupo de africanos en Sierra Leona y los enviaron, para su comercio infame, al puerto español de La Habana. Cincuenta y tres de estos africanos fueron comprados por dos hacendados locales y embarcados en La Amistad rumbo a una plantación del Caribe. Durante el viaje, el 1 de julio de 1839, los esclavos se amotinaron, mataron al capitán y ordenaron a la tripulación restante que enrumbara al África. El 24 de agosto de 1839, La Amistad fue abordada cerca de la ciudad de Nueva York por un buque de la Armada de los Estados Unidos. Los hacendados fueron liberados y los africanos encarcelados en New Haven. Luego de un proceso judicial, en el que tomaron parte grupos abolicionistas, el Gobierno de España y el armador de la goleta, la Corte Suprema de los Estados Unidos reconoció el derecho de los acusados de luchar para recuperar su libertad. Existe una película del motín y del proceso judicial (Amistad de Steven Spielberg, 1997).

Qué tiene que ver este hecho con nosotros y con nuestra revelada intención de escribir sobre derecho y nuevas tecnologías. Como siempre, depende por que lado se mire el cristal.

Google acaba de habilitar con su Google Scholar una herramienta, que según declaración propia, pone al alcance de todos el texto completo de los dictámenes del Gobierno Federal, de los Estados y Distritos, de los Tribunales de Apelaciones y de la Corte Suprema los Estados Unidos.

De esta forma si se quiere acceder al pronunciamiento de la Corte Suprema de los Estados Unidos en el caso Amistad (40 U.S. 518 (1941)) basta con Google Scholar, siempre que se active la opción “Legal opinions and journals“. Al hacerlo veremos no sólo la sentencia requerida sino también, al estar integrada esta herramienta con el Google Books los textos donde estos fallos están citados. Aunque, algunos revelan que han tenido problemas para encontrar material proveniente de los juzgados estatales y de las cortes de apelación.

Hice una búsqueda de algunos casos emblemáticos: Marbury v. Madison (5 US 137  (1803)), Scopes v. State (154 Tenn. 105, 289 SW 363 (1927) no lo encontré aunque está bastante citado, Sony Corp. of America v. Universal City Studios, Inc., 464 US 417 (1984))Metro-Goldwyn-Mayer Studios Inc. v. Grokster, Ltd. (545 US 913 (2005)).

La divulgación de las opiniones, fallos y sentencias tanto de los tribunales de la justicia ordinaria como de los órganos de la administración pública genera una serie de beneficios innegables. Si muchas personas tienen acceso a las sentencias el margen para la corrupción aberrante se reduce de forma importante. Se cree que el posible escrutinio público de estos fallos y sentencias genera una especie de pudor en los funcionarios encargados que los hace fallar dentro de determinados cauces. Una especie de control panóptico. Por otro lado, se genera también una importante reducción de costos. Si los ciudadanos supieran cual es la tendencia judicial frente a determinado hecho litigioso, no presentarían demandas cuando ésta no les favorece. A menos procesos judiciales, mayor paz social y menor presupuesto judicial.

Sin embargo, la incorporación dentro del Google Scholar de búsquedas legales abrirá nuevas discusiones. Uno de los campos que insume gran cantidad de información en su proceso productivo es el ejercicio de la profesión legal, donde participan una serie de empresas destinadas a cubrir esta necesidad. Las más conocidas Lexis Nexis y Westlaw. Ya veremos si el modelo de acceso gratuito de Google termina por afectarlas.

Para efectos prácticos, gracias a Google Scholar, será aún más fácil encontrar jurisprudencia del Estado de Tennessee que de la Corte Suprema del Perú. Ya hicimos en su oportunidad un comentario sobre el particular (Acceso a fuentes legales y el modelo Google).

El primero y el último

En el Perú gustamos decir que en muchas cosas somos los pioneros en América. Que tenemos la universidad decana (San Marcos), el primer observatorio solar (Chakillo), el primer ferrocarril (de Lima al Callao), el aderezo de oro más antiguo (Jiskairumoko), el puerto más remoto (Aspero) o el mural más primitivo (Cerro Ventarrón). Lo cual nos suele llenar de orgullo, como la selección peruana de fútbol no gana nunca nuestra autoestima nacional se nutre de otras proezas.

En esta lista de esfuerzos también está -como no podía ser de otra forma- al diario más antiguo del continente, El Peruano, fundado en 1825. Para no perder la costumbre, discutimos esta honrosa preeminencia con un diario chileno, El Mercurio de Valparaíso, fundado en 1827. Dejemos que los historiadores aclaren este intrascendente tópico. Sin embargo, parece que El Peruano también lucha por ser el último en publicarse en formato de papel tradicional.

Pocos se acuerdan que recién desde 1980 las normas legales se editan en un cuerpo propio. Antes, se desparramaban entre las diferentes secciones y noticias del diario. Así, se podía leer en medio de la ocurrencia de un viaje presidencial a provincias y los resultados del desempeño económico del último trimestre, la nueva Ley de semillas.

El carácter de Diario Oficial posibilitó a El Peruano desarrollar una serie de prácticas explotativas y por ende exigir un mayor precio. Estableció una venta atada, al obligar a adquirir con la separata de Normas Legales con el diario tradicional, convertido generalmente en vocero oficioso del partido en el gobierno. Aplicó una subvención cruzada, al financiar con los ingresos por las ventas del diario otras publicaciones. Finalmente, impuso una discriminación de precios, pues mientras que en provincias es posible adquirir únicamente el Boletín Oficial a un valor de 0,50 centavos de sol en Lima se mantiene el empaquetamiento.

Como parte de esta política, El Peruano intentó evitar que su versión de Internet (gratuita) canibalizara a su edición impresa. Lo logró haciendo que sólo fuera posible consultar en su página web las sumillas de las normas y no su contenido, el cual sólo era accesible en formato PDF después de varios días de publicada la edición  impresa.

Este monopolio no fue retado hasta que en el primer trimestre del año 2006, la editorial especializada Gaceta Jurídica decidió digitalizar el cuadernillo Normas Legales y colgarlo en su página web para su distribución gratuita.

Este hecho generó un pequeño incidente entre Editora Perú (holding editorial del Estado peruano y propietario de El Peruano) y Gaceta Jurídica. Aún cuando podíamos simpatizar con la decisión de Gaceta, ésta tenía un serio inconveniente. Si bien la ley peruana de Derechos de Autor reconoce que los textos oficiales no son objeto de protección, el arte, diagramación y logo si están protegidos.

La cosa no pasó a mayores y El Peruano se vio obligado a permitir el acceso sin restricciones a la separata Normas Legales el mismo día de su publicación. Su monopolio sobre la ley parecía roto.

Sin embargo, de un tiempo a esta parte (no podría decir exactamente desde cuándo) El Peruano ha reemplazado en su página web, para las ediciones recientes, el formato de la separata Normas Legales en PDF por un formato Flash, que no se puede bajar y limita considerablemente su posibilidad de revisión. Es decir, El Peruano trata en alguna medida de evitar que su edición digital se convierta en un sustituto perfecto de su edición impresa.

Es altamente probable que al colgar en formato PDF las Normas Legales del día, los grandes clientes de El Peruano (estudios de abogados, importantes corporaciones y gobierno central) hayan optado por limitar el número de suscripciones y por distribuir internamente la edición digital. Por otro lado, esta nueva política coincide con el hecho que en la web de Gaceta Jurídica ya no aparece la separata de Normas Legales digitalizada sino una transcripción de las normas, con lo que se resiente el nivel de certeza respecto de la edición oficial.

El Peruano rema contracorriente. Desde el 1 de enero de 2007 el diario más antiguo del mundo, el sueco Post Och Inrikes Tidningar (en la imagen) se publica únicamente en Internet. El Post es un diario de anuncios del Gobierno, de empresas y bancarrotas. Lo mismo ocurre con el español Boletín Oficial del Estado, desde el 1 de enero de este año (dimos cuenta de este hecho en La muerte del papel).

Si bien en el Perú los niveles de masificación de Internet no aconsejan todavía tomar una medida de este tipo, bien valdría la pena que nos vayamos preparando, para ello sería esperable cuando menos facilitar el acceso a El Peruano y masificar su contenido. Salvo que se esté pensando en ser el último diario oficial en publicarse en papel.

Acceso a fuentes legales y el modelo Google

Google aparece en 1999 con un diseño minimalista y con un proceso de búsqueda bastante sencillo. Lo único que hay que hacer es insertar los criterios de exploración en el cuadro de texto, una vez activada la búsqueda a los pocos segundos aparece el resultado. El pantallazo de resultados es igual rudimentario, en la parte central de la página tenemos los enlaces a las páginas que coinciden con las palabras solicitadas con un breve extracto de su contenido. La lista de aciertos se elabora a partir del algoritmo que emplea Google para priorizar los resultados, aquellos sitios que generan más enlaces son los más importantes. Sencillo y eficiente. Este proceso ha sido resumido en un post  anterior (Un poco de sensatez: buscadores pueden reproducir parcialmente una web).

Sin embargo, este proceso que puede ser muy útil cuando se buscan banalidades, información de carácter general o para tener una idea del estado del arte sobre determinada materia, no lo es tanto cuando lo que se pretende alcanzar son resultados mucho más específicos, donde la exactitud del resultado es un tema crítico. 

Nos estamos refiriendo específicamente cuando lo que se buscan son fuentes legales. Cuando lo que se pretende encontrar en Internet es una norma, una sentencia o una resolución administrativa el “modelo Google” no suele  ser suficiente. Sin embargo, muchas instituciones de la administración pública han abrazado de forma entusiasta el modelo lo que resulta en una importante pérdida de tiempo y de esfuerzo para los usuarios.

En el Perú, la mayoría de los órganos de la administración poseen un portal, en el cual alojan información institucional de acuerdo con lo señalado en la Ley 29091 que establece la publicación de diversos dispositivos legales en el portal del Estado Peruano y en portales institucionales y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo 004-2008-PCM. Entre la información que normalmente se publica tenemos a la jurisprudencia tanto administrativa, judicial o constitucional. 

Así, podemos citar los casos de los portales de Osiptel, Conasev, Ositrán, Osinergmin, Indecopi, el Tribunal Fiscal o el Tribunal Constitucional, por citar sólo algunos sitios. En todos los casos que hemos podido revisar la tónica es la misma, largos listados de resoluciones sin ningún tipo de valor agregado, lo cual no es necesario si quién realiza la búsqueda es un especialista pero absolutamente indispensable cuando se trata de un lego. Algunas páginas, como el caso del Tribunal Constitucional, tienen un motor de búsqueda, pero repiten lo que he venido a llamar el “modelo Google”, es decir una búsqueda textual cuyo resultado suele tener decenas de sentencias que tenemos que leer una por una hasta dar con la que deseábamos encontrar. El criterio para que una sentencia aparezca antes que otra no es otra cosa que ciencia oculta. 

¿Qué es lo que está pasando? Mucho me temo que esta falta de diligencia a la hora de diseñar y presentar las fuentes legales se debe a la poca importancia que los diversos órganos de la administración dan al propio portal y les basta con colgar las fuentes en orden cronológico para cumplir con su deber de información y que el ciudadano se las ingenie. Otra posibilidad es que los diversos órganos reservan la administración del portal a profesionales con estudios en sistemas sin la participación de profesionales en servicios de información.

No niego que el “modelo Google” tiene algunas ventajas y que es una herramienta complementaria importante, pero no debe ser la única, es más ni siquiera debiera ser el principal mecanismo de búsqueda. En dicho sentido, los motores de búsqueda de fuentes legales en los distintos portales de la administración debieran contemplar una serie de campos (año de expedición, número, administrados, etc.) enlazados con un clasificador general (tesauro) que nos permita obtener en cada oportunidad los resultados más idóneos y eficientes. Se podría plantear incluso que en el Portal del Estado Peruano se habilitara un motor de búsqueda para rastrear el frondoso bosque de las fuentes legales generadas por el Estado. 

Finalmente, una aclaración, nos estamos refiriendo sólo a las fuentes de origen administrativo en la medida que las sentencias del Poder Judicial -en la mayoría de los casos- ni siquiera se cuelgan en la web. Es más fácil conseguir una sentencia de la Corte Suprema de los Estados Unidos que una ejecutoria de la Corte Suprema del Perú. Pero este es un caso casi perdido y materia de otra discusión.

La muerte del papel

El presente año nos trajo un hecho interesante reflejo de los nuevos tiempos. El Boletín Oficial del Estado (BOE) español dejó de publicarse masivamente en formato de papel y se divulga casi exclusivamente a través de su edición en línea.

Los diarios oficiales aparecen con la imprenta y con el advenimiento del Estado moderno regulador e intrusivo, en este contexto era necesario dotar a los ciudadanos (o súbditos en aquellos tiempos) de un mecanismo que les permitiera conocer las normas legales que en número constantemente incremental se venían sancionando. Así aparecieron los diarios oficiales y así se han distribuido a lo largo de los últimos 350 años.

La obligación de reemplazar a las ediciones impresas y dar validez oficial a la publicación en línea de los distintos voceros oficiales de la Administración Pública nace en España con la Ley 2/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos que establece el carácter universal y gratuito del acceso a la edición electrónica del BOE. Para asegurar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de su contenido el BOE digital incorpora una firma electrónica avanzada.

¿Qué llevó al Estado Español a tomar esta decisión? Más allá de argumentos del estilo de ponerse a tono con las nuevas tecnologías o dar término a la imprenta heredera de una época en la que predominaban el ladrillo y el mortero -como si los puentes se hicieran hoy con bytes- y alguna otra explicación demagógica de esta naturaleza, el telón de fondo parece ser económico. De acuerdo con El Mundo las suscripciones del BOE impreso no ha parado de caer dramáticamente en los últimos años. De 60.000 abonados en el año 2000 a sólo 13.000 a fines del año pasado.

Sin embargo, la edición en papel no ha desaparecido totalmente, pues se reservan algunos ejemplares para bibliotecas, conservación, custodia y depósito legal. Para que no se perjudiquen aquellos ciudadanos que no cuentan con los medios para acceder al BOE digital tienen la posibilidad de consultarlos en las oficinas de información y atención al ciudadano de la administración, las cuales deben disponer de un terminal que permita realizar búsquedas y consultas del contenido del diario y facilitar las copias impresas del diario que se requieran. Complementariamente, y mientras exista demanda, se editará un DVD con la totalidad de los números del BOE publicados en el año.

Es posible replicar una iniciativa de esta naturaleza en el Perú. Aquí tenemos al Diario Oficial El Peruano, fundado por el Libertador Simón Bolivar en los albores de la república en 1825. Sin embargo, El Peruano no sólo es un boletín de normas, es también un diario en toda regla y cuyo ejemplar se ven obligados a adquirir de forma empaquetada quienes necesitan acceder a las normas legales. Haríamos bien en eliminar este apéndice inútil que sólo sirve como un mecanismo de propaganda del gobierno de turno. Pero este no es el problema para que El Peruano circule en Internet de forma exclusiva.

Los niveles de penetración de Internet en el Perú todavía son incipientes si los comparamos con los del otras latitudes y si bien El Peruano ya se edita digitalmente, existen muchos lugares de la propia administración, entre los cuales destaca el Poder Judicial, que no cuentan todavía con los medios técnicos suficientes y necesarios para abrazar una medida de esta naturaleza. Antes de matar al papel hay que dotar a la Administración y a los ciudadanos de las herramientas sificientes para hacer viable su desaparición.