El creciente ecosistema de páginas web sobre Derecho en Perú

Compruebo con entusiasmo que en los últimos años ha crecido en cantidad y calidad el número espacios dedicados al comentario legal escritos desde Perú. Cuando Oscar y yo empezamos este blog en el 2008, parecía una idea temeraria que un abogado invierta tiempo y esfuerzo en un proyecto de este tipo.1 No porque no existan las competencias o el interés de hacerlo, sino porque Internet era consistentemente mal vista como un espacio informal y esencialmente recreativo. Incluso existían (y deben de seguir existiendo) abogados que prefieren no tener ningún tipo de presencia en Internet. Como estudiante me sorprendía la gran cantidad de artículos y comentarios originales que se publicaban a través de boletines y revistas pero que tenían una difusión limitadísima debido a las restricciones del medio impreso. Por suerte, hoy existen espacios de este tipo dentro de periódicos y revistas y también de forma independiente que se publican semanalmente a través de Internet.

Quiero dedicar este post a listar algunas de las páginas web de Derecho que leo seguido y/o que me parecen más interesantes en temática, frecuencia de actualización y estilo.2 Realmente el panorama se ha diversificado bastante y creo que hay comentaristas y espacios para todos los gustos. Si algo me gustaría es ver más blogs escritos con soltura, más cerca de un tono conversacional que de uno propio de un libro de texto.

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  1. No voy a caer en la miopía de pensar que fuimos los primeros o creer que “abrimos el camino” al resto. De hecho, en esa época ya existían blogs y páginas web que tocaban de una u otra manera asuntos jurídicos o escritas por abogados, como el constante Desde El Tercer Piso de José Alejandro Godoy. Formamos parte de una tendencia pero no la iniciamos. 

  2. Para otras dos listas similares, ver mis posts Blogs peruanos de DerechoEscribir un blog siendo estudiante

Cuando tu equipo personal entre por la puerta, la información saldrá por la ventana

Qué fácil era cuando todos teníamos Blackberry, pero ahora vemos una larga variedad de equipos móviles en la oficina: smartphones, tablets, netbooks y las laptops de toda la vida. Bien por el consumidor, que ahora tenemos muchas opciones y mejores precios. Pero, cuando lo analizamos desde el punto de vista corporativo, la cosa ya toma otro matiz.

Desde hace un tiempo las empresas están aceptando que sus trabajadores usen sus equipos personales en la oficina. Es decir, que configuren el correo corporativo en el smartphone personal, que guarden documentos de clientes en sus laptops o accedan a aplicativos de la empresa desde sus iPads. Si no es política de la organización entregar estos equipos a sus empleados, la alternativa viene siendo que traigan los suyos propios para trabajar. Así nace una tendencia a nivel mundial llamada BYOD (Bring Your Own Device).

Muchos la vienen adoptando con entusiasmo. Sin embargo, hay un potencial riesgo de seguridad y privacidad que puede resultar siendo más costoso. ¿Se han preguntado qué sucede con la información que contiene un smartphone cuando se pierde o es robado?

The Lost Smartphone Problem fue estudio realizado en organizaciones pertenecientes a diferentes sectores de la economía estadounidense. El mismo señala que al año se pierden o roban más de 140 mil smartphones, de los cuales el 47% de casos se ha dado cuando el trabajador está fuera de la empresa, 29% mientras estuvieron de viaje, 13% en la oficina y el 11% restante no sabe ni dónde ni cómo.

Por su parte, The Symantec Smartphone Honey Stick Project fue un interesante experimento que consistió en abandonar 50 smartphones en diferentes ciudades de los EE.UU, con mecanismos para monitorear qué pasaba con ellos luego de ser encontrados por extraños (ver infografía). Los resultados mostraron que el 83% de quienes los encontraron accedieron a información personal y corporativa, y sólo el 50% se pusieron el contacto con el dueño para devolverlo. ¿Qué pasaría en el Perú en un ejercicio como este?

El punto es que los dispositivos pueden ser reemplazados, pero la información almacenada en ellos se encuentra en riesgo a menos que se tomen las precauciones necesarias para protegerla. Lo más grave es que las empresas no son conscientes de ello dejando muchas veces la seguridad en manos de los dueños de esos equipos.

Políticas de seguridad

Particularmente, considero un riesgo utilizar equipos personales para el trabajo, debido que la empresa tiene restricciones sobre ellos, con respecto a la ejecución de mecanismos de seguridad. Si los equipos son de la empresa se podrían implementar medidas como:

  • Contraseñas de bloqueo cada cierto tiempo de inactividad.
  • Mecanismo para formatear el equipo remotamente.
  • Encriptación de la información (correos, documentos, etc)
  • Instalar y mantener actualizado el antivirus y antispam.
  • Mantener actualizado el sistema operativo y otras aplicaciones (parches de seguridad)
  • Limitar o controlar la instalación de aplicaciones (evitar programas maliciosos)
  • Rastrear el equipo a través de un GPS.

BYOD

Si la tendencia va por el lado de permitir un esquema BYOD, mi recomendación es configurar una conexión remota a través de una VPN (Virtual Private Network). Esto aseguraría que en el equipo se conserve la menor cantidad de información de trabajo.

Paralelamente, antes de lanzar el proyecto sería saludable responder a las siguientes interrogantes:

  • ¿Se permitirían todo tipo de modelos de smartphones o tablets?.
  • ¿La conexión a los recursos de la empresa sería directa (correo, agendas, aplicativos) o a través de VPN?
  • ¿La empresa estará en la capacidad de implantar una configuración básica, exigiendo tener instalado (y actualizado) un mínimo de aplicaciones a fin de resguardar la seguridad de la información?
  • ¿Se aceptará la posibilidad de formatear el equipo como consecuencia de alguna falla o aplicación maliciosa, sin que la empresa se haga responsable de la información o aplicaciones personales que no se puedan recuperar (fotos, videos, aplicaciones, etc)?
  • ¿Será posible comprometer al dueño del equipo que, por razones de seguridad, se limitará o bloqueará la descarga e instalación de archivos y aplicativos riesgosos o que infrinjan el derecho de propiedad intelectual?
  • En caso el trabajador deje la organización ¿cómo asegurar que la información corporativa no se vaya con él?
  • ¿Cuál sería el nivel de soporte informático que la empresa ofrecería para estos equipos? Estaría limitado sólo a aplicaciones de índole laboral (correo electrónico, agendas, etc)?
  • Para los casos de accidente, pérdida o robo ¿habrá reposición? Para los casos de desperfectos ¿se ofrecerán equipos temporales?

Pienso que aclarando estas dudas se puede llegar a tener un dimensionamiento claro sobre lo que puede significar, realmente, adoptar un esquema BYOD en la organización.

Sube a mi nube, Nubeluz

Seguro que el término Cloud Computing ya no es exclusivo de las conversaciones entre los “techies” de la oficina. Sospecho que pocos son quienes realmente saben de qué va la cosa y quizás los CSP (Cloud Service Providers) estén apostando a que mientras más familiar sea el término, más fácil será convencernos de que no hay nada por qué preocuparse.

No somos pocos los que pensamos que los principales puntos críticos de esta tecnología recaen en la confidencialidad de la información y la responsabilidad derivada de incidentes relacionados con este servicio. En este sentido, vale la pena dar un vistazo para ver si existe regulación o algún tipo de guía sobre la nube.

España y Europa

Hace unas semanas la Agencia Española de Protección de Datos junto al Consejo General de la Abogacía Española publicaron el informe titulado “Utilización del Cloud Computing por los despachos de abogados y el derecho a la protección de datos de carácter personal” (aquí). Este documento ofrece orientación sobre los aspectos a tomar en cuenta en caso quisiéramos contratar estos servicios, considerando como base 3 aspectos claves:

  • Responsabilidad sobre el tratamiento de los datos, así como la normativa y jurisdicción aplicables.
  • Seguridad y confidencialidad de los datos.
  • Aspectos técnicos y jurídicos del contrato que debe firmarse.

Documento por demás valioso tomando en cuenta que los abogados son depositarios de la información de sus clientes, y como tales, tienen el deber de guardar la privacidad de la misma, así como el secreto profesional.

A principios de año la European Network and Information Security Agency (ENISA) publicó “A guide to monitoring of security service levels in cloud contracts” (aquí), una guía práctica para verificar que se cumplan todos los aspectos relacionados con la seguridad de la información. Si bien está enfocada al sector público, funciona perfectamente para el privado.

La misma Agencia publicó tiempo atrás la Cloud Computing Risk Assessment (tiene versión en español) que presenta un exhaustivo análisis de las ventajas, riesgos y vulnerabilidades de la nube (como para que no nos cuenten cuentos). Además, incluye criterios para evaluar riesgos, comparar ofertas de distintos CSP y asegurar un adecuado nivel de servicios. Muy didáctico, porque lo desarrollan tomando como escenario un caso de migración de una MYPE hacia la nube.

Vayan hasta el final de este documento, que trae como anexo un análisis de cinco cuestionamientos legales que suelen preocuparnos a quienes miramos con cierta expectativa a este nuevo paradigma, como son:

  • Protección de datos (disponibilidad, integridad y garantías)
  • Confidencialidad
  • Propiedad intelectual
  • Negligencia profesional
  • Servicios de subcontratación y cambios de control.

Estados Unidos

Desde 2010 EE.UU cuenta con un plan llamado Cloud First y la Federal Cloud Computing Strategy, enfocados a reducir la infraestructura informática tradicional en manos de las entidades de gobierno, migrándola a la nube en aquellos casos que sea más eficiente términos operativos y económicos.

En esa línea, The Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) es un programa creado por (y para) el gobierno estadounidense que responde a le necesidad de estandarizar criterios de evaluación y supervisión de servicios ofrecidos en la nube. Funciona así:

  • Los CSP deben implementar los requisitos de seguridad de la FedRAMP (basados en Federal Information Security Management Act – FISMA y la NIST 800-53)
  • Contratar los servicios de una empresa que audite sus servicios y productos (hay una lista de auditoras certificadas).
  • Luego de pasar la auditoría la FedRAMP incluye al CSP en su registro de proveedores homologados.

El objetivo es evaluar sólo una vez a los proveedores y que las agencias de gobierno utilicen estos resultados tantas veces como sea necesario, evitando repetir procesos de selección una y otra vez.

Si bien el enfoque es para las agencias de gobierno norteamericanas, se rescatan criterios interesantes que se pueden implementar en el sector privado.

Epílogo

En verdad el hemisferio norte siempre está a la vanguardia en temas tecnológicos, así que quienes tenemos en la mira cambiar nuestra “gestión de activos” por una “gestión de servicios” contamos con un material valioso y de lectura obligatoria. No hay pretextos.

Sin embargo, situándonos por este lado del hemisferio, la regulación es casi nula, por lo que habría que utilizar otras herramientas antes de tomar una decisión tan importante y de tanto impacto. Ya será para la próxima.

Malas prácticas en la publicación de PDFs en el Estado: Informe Conga

El tan ansiado informe pericial sobre el Proyecto Minero Conga fue presentado el día de ayer en una conferencia de prensa bastante parca. La Presidencia del Consejo de Ministros anunció que el informe completo se haría público a través de su web en un período máximo de veinticuatro (24) horas.

El informe fue publicado en un archivo PDF de 31.7 MB en el sitio de la PCM, que a las pocas horas colapsó y ahora es casi inaccesible. Luego, el diario El Comercio republicó el mismo archivo en su sitio web, que permitió que más personas puedan descargarlo.

Sin embargo, el archivo publicado por la Presidencia del Consejo de Ministros tiene varios problemas de accesibilidad. En primer lugar, se trata de un documento escaneado, lo que hace que el archivo sea más pesado. Si el informe se redactó en una computadora, ¿por qué se imprimió y se volvió a digitalizar para su difusión pública? ¿Por qué no se subió una versión en PDF generada directamente desde el procesador de texto?

Pero lo peor es que la versión escaneada que subieron a la web está especialmente protegida con contraseña para que no pueda imprimirse, copiar o leer en voz alta usando programas especiales para personas con discapacidad visual. ¿Por qué? Ojo que se trata de una medida que se ha tomado especialmente para otorgarle esta protección al documento, no de una configuración por defecto. De la misma forma, el PDF publicado por el Ministerio del Ambiente también está protegido

Este es un excelente ejemplo de cómo no se debe de publicar la información pública. Por suerte, los amigos de informática de la Presidencia del Consejo de Ministros no son tan inteligentes ni nosotros tan brutos. Así que acá les traigo el Informe Pericial del Proyecto Minero Conga sin restricciones, para su descarga, impresión y lectura.

Para los que no pueda usar en enlace de arriba, aquí un enlace directo.

Práctica legal: demandas tecnológicas para el 2012

Como en todo nuevo año es necesario elegir los temas a incluir en la agenda tecnológica para ir delineando el presupuesto que tendremos que negociar con las gerencias (ver informe de Gartner). Para este 2012 hay varios interesantes que aplican al sector legal, entre los cuales me animaría a elegir los siguientes:

  • El incremento de equipos móviles particulares dentro de la empresa es un reto en lo que se refiere a medidas de seguridad. Asimismo, lo concerniente a la información a la que se accede a través de estos dispositivos ¿De quién es la información? ¿De la organización o del empleado?
  • Evaluar mejores estrategias para gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos, así como definir políticas eficaces para su uso dentro de la empresa. Hay que tomar en cuenta que especialmente en el sector legal los “adjuntos” representan una carga importante, a diferencia de otros servicios. Siendo así, ¿funcionaría un esquema de correo “en la nube”?, ¿Son los PST la manera más adecuada de archivar mensajes? ¿Cuál es la mejor manera de compartir documentos muy pesados (por encima de los 10 Mb)?
  • La explosión de información obliga a tener cada vez más espacio de almacenaje. Ya no es extraño hablar de terabytes, pero casi nadie ajeno al área tecnológica percibe el costo detrás (no sólo económico): ¿sabían que hacer el backup de 700 Gb, promedio para una organización legal de 150 usuarios, demora 9 horas?, ¿y que este proceso debe realizarse mientras no hayan usuarios trabajando?)
  • El cloud computing o servicios en la nube, en principio, permitiría abaratar costos y hacer flexible el crecimiento. Sin embargo, aún se mantienen ciertos cuestionamientos en el plano local, como el costo de la conexión, confidencialidad de la información, alta disponibilidad, etc. ¿No dependeríamos demasiado de terceros? ¿Sería fácil regresar a un esquema tradicional?
  • El llamado Business Intelligence entra con fuerza al sector legal a fin tomar mejores decisiones al interior de la organización, en base a (1) la relación entre el estudio, los clientes y sus asuntos (analizar horas facturables, horas trabajadas, tarifas, etc); (2) comparar productividad de abogados al interior del estudio o hacia afuera.
  • Vemos como la explosión de las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.) se ha introducido en el mundo empresarial, y los estudios de abogados no tienen porqué ser la excepción. Sin embargo, es importante conocer la experiencia del sector legal en otros países: mejores prácticas, casos de éxito e inclusive analizar los grandes fracasos. ¿Podría utilizarse Facebook como parte de una estrategia procesal? ¿u obtener mayor acceso al desarrollo de una audiencia a través de tweets o SMS?.
  • Explotar la tecnología para mejorar la relación con los clientes, aumentar la satisfacción de los mismos, conseguir nuevos o responder ante sus nuevas expectativas: publicar en blogs especializados, crear videos o promocionar entrevistas audiovisuales para elevar la presencia en la web, diseñar y promover mecanismos para recibir feedback de los clientes, etc.

Foto: Erwin Boogert (CC BY-NC)

Profesionales y iPads: aplicaciones esenciales


Una de las principales ventajas del entorno iOS es la gran oferta de aplicaciones gratuitas y de pago disponibles a través del AppStore. Se trata de un mercado tan sofisticado que existen aplicaciones que apuntan a nichos muy específicos y tareas muy particulares. En esta primera entrega, cubrimos las aplicaciones que pueden resultar más útiles a un profesional del derecho o actividades afines. Las aplicaciones recomendadas figuran en negrita.

Lectura de documentos

Uno de los principales beneficios de una tablet es revisar documentos sobre la marcha. Hay aplicaciones pre instaladas que permiten leerlos, pero también es necesario agregar anotaciones, resaltar párrafos, eliminar páginas o realizar búsquedas al interior del contenido de ellos; además de organizarlos en carpetas. Si queremos compartirlos a través del correo o discos virtuales, el formato de salida será un PDF compatible con Adobe Reader y similares.

Programas de oficina

Para quienes nos vemos obligados a editar documentos de Microsoft Office, no queda otra que adecuarnos a las aplicaciones de oficina desarrolladas para tablets (mientras esperamos que Microsoft lance su versión para estos dispositivos). Pueden revisar mi post anterior sobre el tema.

Procesadores de Texto

Hojas de cálculo

Presentaciones

Blocks de notas

A diferencia de un procesador de texto, con un block podemos tomar notas rápidas, sea con el teclado, a mano (utilizando un lapicero stylus o el dedo) o grabando audios. Es útil para escribir mientras participamos de reuniones, conferencias o para recopilar ideas sobre algún tema. Algunas aplicaciones también permiten convertir el texto manuscrito en digital.

Sólo manuscritos

Ambos estilos

Transferencia de documentos 
Quienes trabajamos en una tablet nos damos cuenta de la necesidad de acceder a la información desde diferentes puntos. Por ello existen aplicaciones que ofrecen el servicio de alojamiento de archivos en la “nube”, a manera de discos duros virtuales. Hay versiones gratuitas que otorgan hasta 2 Gb de espacio; y, en caso se requiera, se puede pagar una mensualidad por un espacio mayor.

También hay aplicaciones gracias a las cuales podemos recordar cosas pequeñas: párrafos de textos, links a páginas web, anotaciones, imágenes, etc., que estarán igualmente almacenadas en internet, pero con la ventaja de ser catalogadas con etiquetas para su fácil ubicación.

Mapas mentales

Sirven para representar gráficamente un proceso a través del uso de palabras, ideas, tareas u otros conceptos relacionados, organizándolos alrededor de una idea central y utilizando elementos visuales (recuadros, líneas, colores, etc). Muy útil para organizar proyectos, diseñar estrategias, desarrollar la capacidad de síntesis y análisis, así como mejorar el manejo de tiempos y, de paso, estimular la creatividad.

Lectores de contenidos

Siempre necesitaremos estar al tanto de lo último publicado en los medios y con estas aplicaciones estaremos siempre al día. Algunos de ellas son compatibles con contenidos RSS (Google Reader, por ejemplo); otras permitirán acceder a los últimos números de revistas profesionales o de entretenimiento (previa suscripción). También se enlazan con aplicaciones que permiten leer el contenido offline y compartirlas en redes sociales.

Tipo Magazines

Lectores RSS

Necesito editar documentos en mi iPad, ¿qué aplicación compro?


Lo primero que hay que dejar claro es que no hay aplicación en las tablets que permita migrar al 100% un documento desde Microsoft Word. Siempre existirán errores, así que a aquellos que quieren tener un control completo de sus documentos en su iPad tendrán que esperar a que Microsoft lance su aplicación.

La oferta para procesadores de texto es larga la AppStore: Pages, Documents To Go, Quickoffice, Office2 HD, entre otras. Sin embargo, he elegido los que considero más útiles por (1) el resultado cuando abrimos un .docx; y (2) lo intuitivo para crear documentos en el iPad.

Como ya lo señalé, utilizar una tablet para redactar documentos complejos no es muy buena idea. Si no tienen otra opción, mi primera sugerencia sería comprar un teclado externo. La segunda, si son de los que van editando a cada instante, asegurarse que el programa se conecte con repositorios externos (DropBox, Box.net, o similares servicios de cloud storage).

Entonces, ¿qué comprar? Mi primera opción es Documents to Go, si van a editar muchos documentos de Word creados en sus computadoras. Pero si van a redactar desde el iPad para luego continuar en sus PC, vayan por Pages. No siendo muy caros, recomendaría instalar ambos.

Pages (US$ 9.99)

Es el procesador nativo de iPad y en verdad coincido con quienes lo califican como el mejor, siempre que iniciemos la redacción en él. No sólo posee una presentación elegante,  sino que la ubicación de la barra de herramientas facilita la escritura.

Sin embargo, como toda aplicación para tablets, no está exenta de limitaciones: la compatibilidad para abrir un .docx no es muy buena (mejor resultados ofrece Documents to Go).  Tampoco permite guardar en DropBox, Box.net o GoogleDocs, así que sólo queda utilizar el iWork, el iTunes o el correo electrónico.


Funciones

  • Fuentes (tiene más de 50 tipos)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Estilo de párrafo (título, subtítulo, etc)
  • Formato de párrafo (alineación, sangrías, columnas, interlineado)
  • Viñetas
  • Insertar imágenes, tablas, gráficos o figuras
  • Agregar encabezados y pie de páginas
  • Cambiar ancho y alto de la página (A4 y Carta)
  • Contador de palabras
  • Buscar y reemplazar palabras
  • Ortografía
  • Opciones de envío, sea en formato PDF, Word o el original (.pages)

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (los cambios aparecen aceptados automáticamente)
  • Hipervínculos internos
  • Tabulaciones con puntos
  • Notas al pie de página y notas al final del documento se fusionan y se visualizan al fin.

Documents To Go (US$ 9.99 y US$ 16.99)

Esta aplicación no solo sirve para editar documentos de Word, sino también los Excel y Power Point (este último solo disponible con la versión Premium).

Supera de lejos a Pages para trabajar documentos creados originalmente en Word que contengan muchos formatos (comentarios, control de cambios, etc). Si bien hay algunas funcionalidades que no pasan, el resultado es bueno. Dispone de una versión para Windows que permite sincronizar los documentos trabajados entre los dispositivos móviles y la laptop (vía wireless). Además, lo mejor es que la versión Premiun permite almacenar y sincronizar con nuestra cuenta de DropBox, Box.net, GoogleDocs y otros.

Sin embargo, la principal crítica que recibe esta aplicación es que la versión para el iPad es la misma que para el iPhone, aunque adecuada a una pantalla más grande. La ubicación de barra de herramientas (en la parte inferior de la pantalla) queda oculta cuando activamos el teclado, lo cual incomoda al corregir un documento.


Funciones

  • Fuentes (incluye Arial, Calibri, Courier, Tahoma, Times New Roman)
  • Formato de fuentes (negrita, cursiva, subrayado, tachado)
  • Formato de párrafos (alineación, sangrías, interlineado, espacio entre párrafos)
  • Viñetas (incluye numéricas y multinivel)
  • Buscar y reemplazar texto.
  • Conteo de palabras, caracteres y párrafos
  • Abrir en Pages
  • Grabar en Evernote, DropBox, Worldox

¿Qué no se visualiza en la migración de un .docx?

  • Control de cambios (se aceptan los cambios automáticamente)
  • Las autoformas (figuras geométricas, llamadas, etc)
  • Tabulaciones con puntos
  • Numeración de página
  • Las notas al pie de página y las notas al final del documento se visualizan como comentario

Foto: Leon Lee (CC BY-NC-ND)

Tablets para abogados: ¿me conviene comprar una?

iPad

Hace unos días me topé con unos amigos en el ascensor de regreso a mi oficina y me veían revisar en mi iPad unas anotaciones manuscritas que había tomado en una reunión. Me preguntaban si realmente era útil un dispositivo como éste para el trabajo diario o si, por el contrario, se trataba de un juguete con escasa utilidad profesional.

Antes que nada, creo conveniente delimitar los alcances de una herramienta como ésta a fin de evitar generar falsas expectativas. Una tablet debe ser concebida, desde mi punto de vista, para un trabajo ligero propio de alguien que se movilice con frecuencia, que requiera acceder a información rápidamente y que desee aprovechar esos tiempos “muertos” (mientras espera que se inicie una reunión, en el break de una conferencia o en el taxi camino a casa). Digamos que es el perfecto asistente portátil, ligero, rápido, práctico y hasta entretenido.

Pero también es verdad que me he topado con ciertas dificultades al redactar documentos extensos porque el teclado táctil es algo incómodo; al abrir un documento de Word no he visualizado los comentarios y algunas fórmulas de Excel tampoco pasan; o la limitación de imprimir desde una impresora convencional (no inalámbrica). Y es que los pequeños programas o aplicaciones de estos dispositivos móviles no traen las mismas funcionalidades que los de una computadora o laptop, imagino que por razones de espacio, velocidad y precio.

Sin embargo, quienes lo compramos tenemos claro el uso que les vamos a dar, concentrándonos más bien en la potencialidad de la herramienta. Por ejemplo, en el sector legal norteamericano, American Bar Association y el ILTA (International Legal Technology Association) reportan el incremento del uso de estos equipos. Y cada vez hay más testimonios u opiniones que este dispositivo, bien utilizado, puede llegar a elevar la productividad de los abogados.

¿Entonces me cambio?

Una tablet no reemplaza a una laptop, sino que la complementa en aquellos casos donde ésta resulta incómoda por el peso y tamaño o cuando se requiere acceder a información de manera inmediata. Tampoco pienso que la preferencia entre marca radique en el hardware, como muchos pretenden al comparar tamaño, peso o grosor; sino más bien en la oferta de aplicaciones (y, hay que reconocerlo, Apple tiene una ventaja importante).

Estamos como cuando aparecieron computadoras y laptops, cuestionando la utilidad que estos equipos pudiesen prestarle al abogado. Ahora nadie duda que es poco práctico mantener cientos de tomos legislativos cuando podemos consultarlos desde una base de datos. Igual sucede con las tablets: en lugar de cargar pesados expedientes, imprimir decenas de hojas, llevar códigos, cuadernos o blocks de notas camino al juzgado, sólo basta llevar un iPad bajo el brazo o dentro de la cartera.

No sólo eso, aplicaciones de oficina como el iManage o Worldox nos garantizan que podamos acceder a nuestros documentos mientras disfrutamos de un café fuera de la oficina. Agregamos anotaciones al PDF con GoodReader o iAnnotate y lo volvemos a guardar en la red para que otros accedan a él. En una reunión con clientes tomaremos apuntes a mano con Noteshelf o Penultimate, dibujando tal vez alguna fórmula o un plano que podamos editar en conjunto y en tiempo real, a través de una conferencia web, con GoToMeeting o WebEx. Y, de regreso, no nos perderemos las últimas noticias escuchando radio o leyendo noticias (Flipboard) en el taxi de regreso.

Así como estas, existen miles de aplicaciones “productivas” que los programadores van desarrollando a la par con las de entretenimiento, recomendadas por cientos de páginas web especializadas. Por lo tanto, no lo duden, ¡las tablets han llegado para quedarse!

Escribir un blog siendo estudiante

He escrito este blog durante buena parte de mi carrera universitaria. Cuando lo empecé, hace tres años, nunca imaginé la forma en que estaría vinculado a mi desarrollo profesional. Escribir un blog académico siendo estudiante ha sido la actividad extra curricular más satisfactoria en la que he podido embarcarme y se la recomendaría a cualquiera, sin importar su especialidad o habilidades previas. Ya sé que la mayoría de estudiantes se creen demasiado ocupados para llevar un blog, tratando de repartir su tiempo entre las prácticas y la universidad. Este es un intento de convencerlos de que vale la pena intentarlo.

Los abogados escribimos mucho (y muy mal). Sin embargo, la mayoría de espacios en los que escribimos se nos presentan supuestamente definidos. Heredamos los lenguajes rimbombantes para “instar a la contraparte a ponerse a derecho” o “hacer extensivos nuestros sentimientos de la más elevada consideración y estima”. Pero, un día, no sabemos con qué lenguaje escribirle un correo electrónico a un cliente o redactar un ayuda memoria para alguien que no es abogado. En la carrera escribimos mucho pero aprendemos muy poco a escribir, porque pretendemos “heredar” la plantilla de como creemos que escriben los abogados. Nuestros trabajos académicos son un pastiche de citas mal parafraseadas y de estilos. Al terminar la carrera, tenemos pocas herramientas para escribir un texto desde cero.

Escribir un blog es una forma de aprender a escribir. Nos obliga a plantearnos un nuevo tipo de comunicación donde es necesario, además de buena ortografía y gramática, contar una historia y contarla bien. Nos enseña a desarrollar una escritura formal y directa, a ser cautelosos con la estructura y a cuidarnos de no aburrir a nadie. Si bien el lenguaje de un blog académico debe de respetar la rigurosidad de un trabajo académico, necesita de la sencillez de un artículo periodístico. Escribir un blog nos puede enseñar a despojarnos de las fórmulas de los abogados soporíferos, a encontrar una voz, a perderle el miedo a hablar en primera persona, a equivocarnos y a reconocer la importancia de comunicar un mensaje claro en cada escrito, correo o informe.

Tengo amigos que me dicen que les gustan materias como el Derecho Internacional Humanitario o el Derecho Genético, pero que se sienten frustrados porque no existen sitios donde puedan practicar. Yo les digo que lean blogs y consideren abrir uno. Escribir un blog es una forma de especializarse, investigando y escribiendo sobre lo que nos gusta. Como estudiante, llevar un blog me permitió investigar y aprender cosas que nunca hubiese aprendido en clase ni en el trabajo. Me obligó a ordenar lo investigado y a formar una opinión coherente sobre el tema que sigo. Gracias a Internet, uno puede estar lo suficientemente actualizado como para llevar un blog de noticias, de apuntes o de opinión sobre casi cualquier materia por más oscura que sea. Es más, escribir un blog puede otorgarnos cierta visibilidad como profesionales en nuestra área y ello puede devenir en ofertas académicas o de empleo.

Tener un blog me está enseñando a desarrollar una voz propia a la hora de escribir. Se sorprenderían de la cantidad de textos jurídicos que parecen escritos por la misma persona, atiborrados de frases hechas y cuyo contenido está perdido entre sus legalismos. Creo que, en mi caso, escribir un blog con cierta regularidad ha contribuido al desarrollo de mis competencias profesionales como ningún otro trabajo. Además, me ha permitido conocer a muchas personas interesadas en los mismos temas que yo. Por eso, les recomiendo abrir un blog y asumir el reto de mantenerlo.

Esta entrada se publica con ocasión del Blog Day 2011, que se celebra mundialmente el 31 de agosto de todos los años. Siguiendo el espíritu del año anterior, les recomiendo cinco nuevos blogs sobre derecho que he conocido el último año (en ningún orden): Respeto x RespetoPerú ConsumeEl Blog de Guillermo Cabieses, Lex Digital, y Con Derechos Reservados.

Información corporativa: ¿capital o carga? (II)

En la primera parte de esta entrada, describimos cómo a pesar de las numerosas herramientas existentes los documentos electrónicos se archivan en espacios de información independientes, veremos ahora cuales son las ventajas operativas de un DMS.

SACÁNDOLE PROVECHO A LA INVERSIÓN

Me viene a la memoria un artículo escrito por Miguel Morachimo (aquí) en el que se preguntaba si las innovaciones tecnológicas incorporadas a la práctica legal realmente aumentaban la productividad. Uno de sus postulados era lo complicado que resulta realizar una medición en este sentido porque sus evidencias no siempre se presentan en forma tangible.

Podemos entender el término “productividad” como un indicador de eficiencia, es decir, el hecho de conseguir un resultado deseado en el menor tiempo posible, o cuando utilizando los mismos recursos, obtenemos una mayor rentabilidad.

En un estudio de abogados se tienen como recursos la información y el tiempo que el profesional dedica a un caso. Los minutos se traducen en un costo que deberá asumir el cliente que solicitó el encargo. Mientras más tiempo tomemos en resolver un tema, más deberá pagar el cliente. Y en un mercado tan competitivo como el legal, la eficiencia es cada vez una característica esencial.

En este sentido, lograr reducir los tiempos de acceso y recuperación de las fuentes de consulta permitiría elaborar un documento en menos tiempo y, por lo tanto, reducir nuestros costos de producción. Si elaborar un informe sobre un tema puede tomarnos cuatro horas; ubicando uno similar en la base documental del estudio para usarlo como modelo podría tomar menos de la mitad.

Por otro lado, imaginemos que un abogado que dedica 10 horas diarias al trabajo legal destine tan sólo 10 minutos diarios a buscar un solo documento, consumiría cinco horas al mes. Si el valor de la hora facturable de un profesional promedio es, digamos, US$ 100 dólares, estaríamos hablando de US$ 500 dólares mensuales o US$ 6,000 dólares al año que costaría esta actividad. Multiplicando por el número de abogados que integran un estudio, el monto sería significativo.

Coincido con Miguel en que la tecnología por sí sola no es suficiente. Tras ella debe haber un sistema que sirva de base a su existencia, que la moldee; además de capital humano que explote la información para transformarla en conocimiento puesto a disposición de los integrantes de la oficina. Ese será el verdadero valor agregado que marcará la diferencia respecto a un competidor que implemente sólo el software.

VENTAJAS OPERATIVAS DE UN DMS

Centralización y orden.- Una de las características de un Document Management System (DMS) es su obligatoriedad, por lo que todos deberán guardar sus documentos utilizando esta herramienta. De esta forma aseguramos que toda la documentación se encuentre disponible para todos los integrantes de la oficina.

Integración con el correo electrónico.- Es práctica común ordenar dentro de la aplicación de correo electrónico nuestros mensajes (por fechas, clientes, personas, etc), como si se tratase de un DMS. El problema es que el correo es individual, y lo que guardemos en él no será de acceso público. Si el destinatario de los mensajes se encuentra fuera de la oficina, sea por vacaciones, enfermedad o cualquier otro motivo, los demás no tendremos acceso esa información de trabajo.

Confidencialidad.- Es posible proteger documentos para que no puedan modificarse (sólo de lectura), ocultar documentos e inclusive, crear las llamadas “chinese walls” o “ethical walls” (accesos restringidos a ciertas carpetas para determinadas personas).

Seguridad.- El sistema registra el historial de eventos realizados sobre los documentos: autor, quiénes y cuándo accedieron a él, editaron, imprimieron, copiaron, movieron y hasta borraron. También casos de extracción de documentos: copias a memorias usb o discos duros externos.

Trabajo en equipo.- Gracias a un DMS contamos con una base de conocimiento que nos permite acceder a documentos que servirán como fuente de consulta: modelos de contratos, informes, opiniones legales, etc. Sabremos cuáles han sido los últimos documentos preparados para determinado asunto; quiénes y cuándo los crearon; si se enviaron por email y las respectivas respuestas y réplicas vinculadas al mensaje, etc.

Búsquedas avanzadas.- Dispone de un motor de indexación que agrega a su base de datos las palabras del contenido de un documento, lo cual permite buscar por palabras dentro del texto del documento y recibir el resultado en pocos segundos.

Rastrear el documento.- Cada documento contiene un pie de página que permitirá ubicar la versión electrónica a partir de la impresa en papel. De esta forma no necesitaremos escanear un documento a fin de modificarlo con el procesador de texto.

Mirroring.- Los usuarios de laptops disponen de una copia automática en sus discos duros de aquella documentación que hayan estado trabajando en la red, lo cual permitirá seguir trabajándola aun cuando se encuentren fuera de la oficina. Lo interesante, además, es que una vez conectados a la red local, el sistema actualizará automáticamente los cambios realizados en la versión original.

Versionamiento.- Pueden generarse cientos de versiones de un documento a fin de conservar su evolución. La ventaja de esta funcionalidad es que esas versiones se guardan vinculadas al mismo documento principal, lo cual evita que por error se trabaje en una versión que no sea la última.