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Como en todo nuevo año es necesario elegir los temas a incluir en la agenda tecnológica para ir delineando el presupuesto que tendremos que negociar con las gerencias (ver informe de Gartner [2]). Para este 2012 hay varios interesantes que aplican al sector legal, entre los cuales me animaría a elegir los siguientes:
- El incremento de equipos móviles particulares dentro de la empresa es un reto en lo que se refiere a medidas de seguridad. Asimismo, lo concerniente a la información a la que se accede a través de estos dispositivos ¿De quién es la información? ¿De la organización o del empleado?
- Evaluar mejores estrategias para gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos, así como definir políticas eficaces para su uso dentro de la empresa. Hay que tomar en cuenta que especialmente en el sector legal los “adjuntos” representan una carga importante, a diferencia de otros servicios. Siendo así, ¿funcionaría un esquema de correo “en la nube”?, ¿Son los PST la manera más adecuada de archivar mensajes? ¿Cuál es la mejor manera de compartir documentos muy pesados (por encima de los 10 Mb)?
- La explosión de información obliga a tener cada vez más espacio de almacenaje. Ya no es extraño hablar de terabytes, pero casi nadie ajeno al área tecnológica percibe el costo detrás (no sólo económico): ¿sabían que hacer el backup de 700 Gb, promedio para una organización legal de 150 usuarios, demora 9 horas?, ¿y que este proceso debe realizarse mientras no hayan usuarios trabajando?)
- El cloud computing o servicios en la nube, en principio, permitiría abaratar costos y hacer flexible el crecimiento. Sin embargo, aún se mantienen ciertos cuestionamientos en el plano local, como el costo de la conexión, confidencialidad de la información, alta disponibilidad, etc. ¿No dependeríamos demasiado de terceros? ¿Sería fácil regresar a un esquema tradicional?
- El llamado Business Intelligence entra con fuerza al sector legal a fin tomar mejores decisiones al interior de la organización, en base a (1) la relación entre el estudio, los clientes y sus asuntos (analizar horas facturables, horas trabajadas, tarifas, etc); (2) comparar productividad de abogados al interior del estudio o hacia afuera.
- Vemos como la explosión de las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.) se ha introducido en el mundo empresarial, y los estudios de abogados no tienen porqué ser la excepción. Sin embargo, es importante conocer la experiencia del sector legal en otros países: mejores prácticas, casos de éxito e inclusive analizar los grandes fracasos. ¿Podría utilizarse Facebook como parte de una estrategia procesal? ¿u obtener mayor acceso al desarrollo de una audiencia a través de tweets o SMS?.
- Explotar la tecnología para mejorar la relación con los clientes, aumentar la satisfacción de los mismos, conseguir nuevos o responder ante sus nuevas expectativas: publicar en blogs especializados, crear videos o promocionar entrevistas audiovisuales para elevar la presencia en la web, diseñar y promover mecanismos para recibir feedback de los clientes, etc.
Foto: Erwin Boogert [3] (CC BY-NC [4])